Предпроектное экспресс-обследование

Задача этого этапа - выяснить, как организовано делопроизводство в компании, насколько регламентирована работа с документами. Другой важный момент – техническая часть: достаточно ли мощности компьютеров и сетевого оборудования для бесперебойной работы системы «1С:Документооборот». И, наконец, нужно определиться, кто из сотрудников организации будет работать в системе, кому она действительно необходима.

Все эти аспекты сложно оценить без помощи специалистов. Поэтому мы проводим эту работу еще до заключения договора. Для этого мы встречаемся с заказчиком, проводим презентацию продукта и переговоры, уточняем требования к информационной системе. В итоге мы можем точно оценить состояние документооборота в организации, соответствие его действующим нормативным актам и определиться, какой программный продукт предложить клиенту, сколько рабочих мест необходимо автоматизировать, потребуется ли модернизация компьютерной техники и сети, сколько времени нужно на развертывание системы и обучение пользователей.

Результат предпроектного экспресс-обследования - коммерческое предложение.

Подготовительный этап

Это важнейший этап работы над проектом автоматизации документооборота, цель которого – обеспечить готовность к внедрению системы «1С:Документооборот» в методической части. От того, насколько полно и качественно проведена эта работа, зависит успешность реализации проекта в целом.

Наши специалисты не просто «фиксируют» существующее положение дел в организации, а помогают заказчику оптимизировать делопроизводство, дают методические рекомендации.

Есть важный момент, на который мы хотели бы обратить ваше внимание. Как обычно, в работе над проектом участвуют ответственные лица со стороны заказчика. Со стороны клиента проект чаще всего сопровождает IT-специалист, но для нашей работы нужен, прежде всего, сотрудник, отвечающий за ведение документооборота компании, знающий бизнес-процессы.

Чем более упорядочены в организации бизнес-процессы работы с документами, тем меньше времени займет этот этап. Как правило, консалтинг включает в себя:

• актуализацию и доработку или, при необходимости, создание положения о документообороте
• выявление и подробное описание всех бизнес-процессов, которые планируется автоматизировать
• выработку правил подготовки документов, унификацию их видов и форм
• определение маршрутов движения документов
• актуализацию и доработку номенклатуры дел

Результат подготовительного этапа - план мероприятий, необходимых для запуска системы в опытную, а затем в промышленную эксплуатацию.

Внедрение системы

После завершения предпроектных работ мы приступаем к развёртыванию системы. Автоматизировать документооборот в организации рекомендуется максимально полно. Программу необходимо установить на рабочих местах всех сотрудников, которые работают с документами – только в этом случае организация получит все преимущества, о которых мы говорили выше.

Есть несколько методик внедрения «1С:Документооборота». Мы рекомендуем своим клиентам внедрять продукт последовательно, по процессам. Как это происходит? Приведем пример.

1. Автоматизируем работу с договорами. Сначала устанавливаем «1С:Документооборот» у специалистов, непосредственно задействованных в процессе подготовки и согласования договоров. Затем добавляем сотрудников, имеющих право визировать договор, а также ответственных за ведение архива
2. Автоматизируем работу с входящей документацией. Регистрацией входящих занимается секретарь (делопроизводитель), далее документы поступают к исполнителям — руководителям отделов и ответственным специалистам. Возможно, у части сотрудников программа уже установлена (они работают с договорами) — осталось только подключить нужный функционал
3. Автоматизируем работу с внутренней документацией по тому же принципу: добавляем функционал на уже существующих рабочих местах и устанавливаем программу на компьютеры специалистов, которые работают с этим видом документов, и так далее

Таким же образом автоматизируется работа с исходящей документацией и любые процессы, происходящие в организации.

Как показала практика, этот метод оптимален. Последовательное внедрение системы наиболее экономично, так как заказчик приобретает лицензии на рабочие места и не сразу, а постепенно, по мере автоматизации процессов. Благодаря тому, что переход на электронный документооборот в организации происходит постепенно, сводится к минимуму «сопротивление» сотрудников нововведениям.

Итог – автоматизированные рабочие места всех сотрудников, работающих с документами.

Методическая поддержка

Мы рекомендуем своим клиентам методическое пособие «Методика построения делопроизводства на базе программы «1С:Документооборот 8 КОРП». Автор пособия: ведущий эксперт по управлению документацией фирмы «1С» Ульянцева С. Э.

Издание содержит проекты нормативных документов, которые необходимы для организации делопроизводства, в том числе:

• Положение о делопроизводстве
• Должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления (6 документов)
• Положения о работе с документацией
• Альбом унифицированных форм документов (26 шаблонов документов и 8 бланков)

Многие разделы нормативных документов содержат пояснения, в каких случаях нужно использовать тот или иной вариант процесса, а также что нужно сделать на внедрении, чтобы процесс заработал так, как он описан в документе.

Эта книга поможет вам как на этапе подготовки к внедрению системы «1С:Документооборот», так и в дальнейшем.

Подробнее о книге >>

Обучение пользователей

Обучение пользователей работе с программой «1С:Документооборот» на рабочих местах проводят наши специалисты. Навыки работы с системой пользователи приобретают постепенно, по мере автоматизации процессов и добавления функционала.

Сопровождение и поддержка

После запуска системы в эксплуатацию мы предлагаем клиенту заключить договор комплексного обслуживания. В соответствии с договором, за организацией будет закреплен специалист, в обязанности которого входит:

• выезд к заказчику для решения возникших вопросов (в течение суток с момента получения заявки)
• консультации по работе с программой (в том числе удаленные и по телефону)
• оперативное обновление программы по мере выхода новых релизов и версий продукта
• автоматизация рабочих мест новых сотрудников
• подключение новых бизнес-процессов
• изменение маршрутов движения документов в случае изменения структуры организации
• прочие работы

В зависимости от потребности заказчика, в договор включается от 2 до 32 часов работы специалиста ежемесячно.

По вопросам автоматизации документооборота обращайтесь в компанию КАМИН:

Калуга, ул. Кирова, д. 67 | посмотреть на карте

тел. (4842) 27-97-22 (вн.1201,1202,1203)

ov@kamin.kaluga.ru