Как в программе навести порядок в остатках отпусков сотрудников?
При переносе данных из более ранних версий часто возникает необходимость выровнять остатки отпусков сотрудникам. Навести порядок в учете отпусков сотрудников можно с помощью документа «Использованные отпуска» в разделе «Учет времени».
Визуально документ разделен на две части (состоит из двух таблиц):
в левой части документа заполняются данные о сотрудниках и их местах работы;
в правой части документа - данные об отпусках сотрудников.
Документ работает в двух режимах: ввод неиспользованных отпусков или ввод даты начала учета отпусков. Выбор режима ввода данных осуществляется в поле «Режим работы».
Если установлен режим ввода данных «Ввод неиспользованных отпусков», необходимо заполнить данные об отпусках сотрудников для каждого вида отпуска, указав дату начала каждого рабочего периода для предоставления отпуска, а также даты начала и окончания отпуска сотрудника и количество дней использованного отпуска.
Если часть отпусков сотрудников при переносе данных из других версий программы уже заполнилась в регистре «Отпуска», то в документе «Использованные отпуска» необходимо ввести только недостающие данные для каждого периода отпуска (иначе данные об использованных отпусках задвоятся). Проверить, как перенеслись отпуска сотрудников, можно используя отчет «Использованные отпуска» в разделе «Кадры» на дату переноса данных.
Рассмотрим на конкретном примере, в результате переноса данных из более ранней версии программы у сотрудника перенеслись не все отпуска: 28 дней отпуска за период с 16.01.2019 по 15.01.2020 перенеслись, а 28 дней отпуска за предыдущий период –нет. Если заполнить в документе «Использованные отпуска» данные об использованных отпусках для всех периодов, то в отчете «Использованные отпуска» данные об использованном отпуске за период с 16.01.2019 по 15.01.2020г. задвоятся.
Обратите внимание!!! В режиме ввода данных «Ввод неиспользованных отпусков» в шапке документа есть возможность установить флажок «заполнять остатки отпусков». При установленном флажке в табличной части заполняться будут только те периоды, по которым есть остатки, при этом даты начала и окончания отпуска не указываются. В этом режиме ввода данных для каждого периода отпуска следует указать количество фактически использованных дней отпуска сотрудником.
В режиме ввода данных «Ввод даты начала учета отпусков» есть возможность устанавливать даты начала учета отпусков для сотрудников. Для этого необходимо выбрать сотрудника, вид отпуска, указать дату начала его учета и количество дней отпуска. В результате, при расчете остатков отпусков, остатки отпусков сотрудников будут учитываться только с указанной даты. Предыдущие периоды с даты приема сотрудника в организацию учитываться не будут.
Рассмотрим на примере: после переноса данных в программу нам известно, что сотрудник, который принят в организацию 16.01.15г. на дату 16.01.18г. использовал все положенные ему отпуска. Поэтому, при заполнении по нему данных в документе «Использованные отпуска», можно установить для него новую дату начала учета периодов для отпусков с 16.01.18г. В этом случае, учет его отпусков в программе будет с новой даты, без учета предоставленных ранее отпусков. Также в документе «Использованные отпуска» ему не нужно регистрировать использованные дни отпуска по более ранним периодам.