Управление инструкциями и документацией в программе «Охрана труда» реализовано в подсистеме «Документооборот».
Подсистема «Документооборот» предназначена для регистрации информации о поступивших, вновь сформированных и переданных документах, связи документов (инструкций) с объектами системы, учёта ознакомления с документами (инструкциями), контроля за актуальностью документов (инструкций).
В программе имеются следующие способы хранения электронной копии документа:
- Внешний — размещение информации в произвольном месте. В программе хранится ссылка, например, на файл или документ в СПС «КонсультантПлюс»
- Хранилище — размещение электронной копии как внешний файл в определенном каталоге, в соответствии со структурой справочника «Документооборот»
- Вложенный — размещение информации непосредственно в базе данных
В подсистеме «Документооборот» хранится информация о реквизитах документа, его номер, заголовок, вид документа, авторство, а также ссылка на электронную версию документа или непосредственно вложенный файл с содержанием документа. Файлом может быть документ MS Office, изображение или любой другой файл, а ссылкой может быть, например, ссылка на документ из СПС «КонсультантПлюс».
Подсистема «Документооборот» предоставляет возможность создавать документы на основании шаблонов с параметрами, которые хранятся в справочнике «Шаблоны документооборота».
Для каждого документа могут быть сформированы печатные формы «Лист ознакомления» и «Лист согласования» для подсистемы «Документооборот».
Для каждого документа доступно ведение регистров сведений «Актуальность документов», «Взаимосвязь документов», «Визирование документов», «История редактирования документов», «Ознакомление с документами».
Наиболее интересным с точки зрения управления документами является регистр сведений «Взаимосвязь документов», который позволяет настроить взаимосвязь документов (инструкций) с объектами системы. Например, некоторая инструкция привязана к рабочему месту, тогда при изменении состава оборудования на рабочем месте программа предложит отметить эту инструкцию как потерявшую актуальность и в дальнейшем назначит задачу ответственному лицу по актуализации данной инструкции.
Помощники ведения документооборота
В подсистеме «Документооборот» реализовано четыре помощника, которые по установленным связям позволяют эффективно управлять инструкциями и документами.
- Помощник назначения ознакомления с документами
- Помощник по установке ознакомления с документами
- Помощник по проверке актуальности документов
- Помощник по проверке каталога документооборота
Обращайтесь в Отдел продаж: (4842) 27-97-22