Федеральная служба по труду и занятости выпустила Письмо от 21 января 2014 года № ПГ/13229-6-1, в котором рассмотрела вопрос, может ли быть привлечён работодатель к административной ответственности за то, что у его работника должность в трудовом договоре не соответствует должности в штатном расписании.

Порядок составления штатного расписания в действующем законодательстве не определен. Однако, согласно статье Трудового кодекса РФ наименование должности, профессии или специальности указывается в трудовом договоре в соответствии со штатным расписанием организации.
По мнению Минтруда, должность в трудовом договоре с работником следует указывать в строгом соответствии со штатным расписанием, а принятие работника на должность не включенную в штатное расписание не допустимо.
Отсутствие должностей в штатном расписании, в частности, может существенно затруднить проведение мероприятий по сокращению численности или штата работников, кроме того, в отдельных случаях может быть расценено инспекторами государственной инспекции труда как нарушение, за которое статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации предусмотрена ответственность - штраф для юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей, для ИП от 1 000 до 5 000 рублей.