Сервис «1С:Кабинет сотрудника»
Подключение и настройки
Подключение
После подключения
Изменить настройку публикации
Здесь ответственный пользователь устанавливает организации, подразделения и должности, сотрудники которых будут участвовать в сервисе.
Кнопка «Обновить публикацию» - переносит в сервис все объекты (организации, подразделения, должности,
сотрудники), зарегистрированные для публикации в результате изменения настройки.
Кнопка «Публикуемые сотрудники» - открывает список сотрудников, участвующих в сервисе, для которых доступны
Кабинеты.
Кнопка «Отключить непубликуемых сотрудников» - отключает Кабинеты сотрудников, которые не удовлетворяют
настройкам публикации (ранее они могли быть созданы при старых настройках публикации), а также уволенных.
Публикуемые объекты с ошибками заполнения
Открывает список сотрудников, у которых в личных данных не заполнена информация о телефоне и электронной почте.
Настроить правила обработки заявок сотрудников
В личном Кабинете сотрудник может оформить различные виды заявок, которые после загрузки в «1С-КАМИН: Зарплата.
Версия 5.0» должны быть обработаны работниками предприятия и переданы обратно сотруднику в его Кабинет. Данная
настройка для каждого вида заявки устанавливает ответственного за ее выполнение (работника
предприятия).
У настройки есть 2 варианта.
- По видам заявки – для каждого вида заявки указывается один исполнитель
- До структуры предприятия – для каждого вида заявки можно установить несколько исполнителей, которые будут выполнять заявки только «своих» сотрудников из заданных организаций и подразделений.
«Срок исполнения» - колонка для справки.
«Требуется подпись» - нужна или не нужна электронно-цифровая подпись (ЭЦП) для того, чтобы заявка считалась выполненной исполнителем.
Расчетные листки
Кнопка «Опубликовать» - выгрузка расчетных листков за указанный месяц в личные Кабинеты сотрудников.
«Расширенные возможности публикации расчетных листков» - выгрузка расчетных листков в личные Кабинеты сотрудников с возможностью выбора организации, месяца и настройки списка сотрудников.
Настройки
Галочка «Используется кадровый ЭДО» влияет только на возможность подписывать документы, выгружаемые в сервис,
электронно-цифровой подписью, в остальном обмен что с ней, что без нее происходит одинаково. Если установлена,
ЭЦП будет обязательной для кадровых документов, заявок «Справка 2-НДФЛ» и «Справка о месте работы», а также для
заявок, помеченных галкой «Требуется подпись» в «Настройке правил обработки заявок».
Для того, чтобы сотрудник дал согласие на присоединение к ЭДО в конфигурации предусмотрен документ «Согласие на
присоединение к КЭДО». Его можно ввести вручную, либо воспользоваться групповым формированием с помощью кнопки
«Сформировать согласия». В этом случае автоматически будут созданы документы «Согласие…» для всех сотрудников,
участвующих в сервисе (которые удовлетворяют настройкам публикации Кабинетов).
«Способ получения согласия» - УНЭП или бумажный вариант. От этой настройки зависит способ подтверждения
сотрудником согласия на ЭДО:
- в случае «УНЭП» - это делает сотрудник в своем Кабинете и его цифровая подпись выгружается оттуда в зарплату, что подтверждает его согласие;
- в случае «Бумажный вариант» - сотрудник должен вернуть в бумажном виде собственноручно подписанный бланк соглашения, распечатанного из документа «Согласие…». После этого работник организации нажимает кнопку «Подтвердить наличие подписанного документа» в форме документа, что подтверждает согласие сотрудника.
Настройки функциональности сервиса
«Используемая функциональность» - настройка возможностей, которыми обладает Кабинет. В этой настройке можно включать и отключать различные пункты меню Кабинета, что будет расширять или уменьшать возможности сервиса для сотрудника.
Состояние обмена
Кнопка «Выполнить обмен» - запускает процесс обмена данными между конфигурацией и сервисом. Из сервиса
поступают заявки, результаты ознакомления сотрудников с документами на подпись. В сервис передаются публикуемые
объекты (справочники), результаты выполненных заявок, а также документы на подпись - кадровые и прочие. Еще
обмен может быть осуществлен с помощью регламентного задания без участия пользователя (см. ниже раздел
«Настройка автоматического обмена с сервисом»).
«Состав отправляемых данных» - открывает форму, показывающую объекты, выгружаемые в сервис. Состав справочников
можно изменять – добавлять и удалять объекты по желанию пользователя.
Подготовка данных для службы технической поддержки
Дополнительная информация
Отключение сервиса
Настройка прав доступа
Меню: «Администрирование» - «Настройки пользователей и прав» - «Профили групп доступа».
Для подключения и настройки сервиса в справочник «Профили групп доступа» нужно добавить новый элемент «Настройщик сервиса».
В профиль «Кадровик» добавить роли «Добавление и изменение документов кадрового ЭДО» и «Регистрация кадровых документов в системе ЭДО».
В профиль «Расчетчик» добавить роли «Добавление и изменение документов кадрового ЭДО» и «Публикация расчетных листков».
Далее необходимо пользователям назначить соответствующие права доступа.
Меню: «Администрирование» - «Пользователи».
Пункт «Права доступа»:
Для сотрудника отдела кадров:
Для бухгалтера по заработной плате:
Для администратора сервиса Администратор, Настройщик сервиса.
Если не нужен профиль Администратора (должен иметь права и Кадровика и Расчетчика).
Работа с документами
Документ «Согласие на присоединение к КЭДО»
Данный документ регистрирует согласие сотрудника на присоединение к ЭДО. Виден в меню, если в настройках установлена галочка «Используется кадровый ЭДО».
В зависимости от способа получения согласия в настройках, список документов имеет разный вид.
«УНЭП»:
«Бумажный документ»:
Порядок действий с «Согласием…» следующий. Работник организации создает документ. При этом автоматически
создается «Документ кадрового ЭДО», который является средством обмена данными между конфигурацией и сервисом.
Если способ получения согласия «УНЭП», работник подписывает «Согласие…» ЭЦП (кнопка «Подписать»), после чего
документу кадрового ЭДО устанавливается состояние «Выполнено», что говорит о его готовности к выгрузке в сервис.
Если способ «Бумажный документ», то состояние «Выполнено» устанавливается сразу, необходимости в ЭЦП нет.
После выполнения обмена документ кадрового ЭДО выгружается в сервис. В своем личном Кабинете сотрудник видит
поступившее соглашение на присоединение к ЭДО. Он его утверждает, а, если способ получения согласия «УНЭП», то
подписывает ЭЦП (кнопка «Подписать»). При следующем обмене согласие сотрудника загружается в конфигурацию. Если
способ получения согласия «Бумажный документ», работник организации должен нажать кнопку «Подтвердить наличие
подписанного документа».
«Документ кадрового ЭДО»
Это основной служебный документ, посредством которого осуществляется обмен данными между конфигурацией и сервисом. Виден в меню, если сервис подключен.
Документ может быть 4-х категорий: расчетный листок, заявление сотрудника, кадровый документ, прочий документ.
- Справка 2-НДФЛ;
- Справка с места работы;
- Справка об остатке отпуска;
- Заявление на отпуск;
- Заявление на налоговые вычеты;
- Изменение личных данных;
- Согласование отсутствия.
Выгрузка расчетных листков в личные Кабинеты сотрудников возможна с выбором организации, месяца и настройки списка сотрудников.
После обмена заявки из Кабинетов попадают в конфигурацию и требуют ответа на них со стороны организации. Работники организации, ответственные за исполнение заявок настраиваются в форме «Интеграция с сервисом 1С:Кабинет сотрудника» в пункте меню «Настроить правила обработки заявок сотрудников», что уже было описано выше. Новые заявки становятся видны исполнителю в разделе интерфейса «Текущие дела».
Исполнение заявок с состоянием «Новая» можно передать другому ответственному. Для этого в форме списка документов есть кнопка «Перенаправить» (видна только пользователю с правами «Настройка сервиса»). Выделив одну или несколько заявок и нажав на эту кнопку, пользователь должен выбрать в появившейся форме нового исполнителя.
После выбора нового исполнителя он становится за нее ответственным.
Заявки от сотрудников делятся на следующие типы:
Тип «Справка 2-НДФЛ»:
Для выполнения заявки этого типа исполнитель должен создать и рассчитать документ «Справка о доходах 2-НДФЛ» (информация о периоде справки видна в табличной части «Описание»). Затем исполнитель должен выбрать созданную справку в реквизите «Документ». Далее исполнитель должен заполнить реквизит «Электронный документ», являющийся файлом печатной формы справки 2-НДФЛ. Для этого нужно на него нажать мышкой. Появится следующее диалоговое окно.
После нажатия на кнопку «Да» будет сформирован файл справки (например, в Word, pdf) и записан в реквизит. Если в настройках включено «Используется кадровый ЭДО», надо подписать заявку ЭЦП. Это можно сделать по кнопке «Подписать» как из формы самого документа, так и из списка документов. Диалог подписи выглядит так.
Далее для того, чтобы заявка считалась исполненной, надо состояние заявки установить в «Выполнена» и записать документ после чего он будет готов к выгрузке в сервис.
Тип «Справка с места работы»:
Работает аналогично предыдущей с той разницей, что для нее не нужно заполнять реквизит «Документ». Исполнитель должен заполнить лишь реквизит «Электронный документ». Печатная форма справки будет такая же, как при печати из справочника «Сотрудники».
Тип «Справка об остатке отпуска»:
Исполнитель должен подготовить файл справки (например, в Word, pdf) и сохранить его на диск. Далее в форме документа нажать гиперссылку «Присоединенные файлы» и в открывшейся форме по кнопке «Добавить» выбрать подготовленный файл справки. После этого вернуться в форму документа и заполнить реквизит «Электронный документ». Далее для того, чтобы заявка считалась исполненной, надо состояние заявки установить в «Выполнена» и записать документ. После чего он будет готов к выгрузке в сервис. Данный вид справки не требует подписания ЭЦП.
Типы «Заявление на отпуск», «Заявление на налоговые вычеты», «Изменение личных данных», «Согласование отсутствия»:
Для того, чтобы заявка считалась исполненной, надо состояние заявки установить в «Выполнена» или «Отказ» и записать документ. Необходимость в ЭЦП определяется по настройке в правилах обработки заявок. После чего документ готов к выгрузке в сервис.
Эти документы формируются обработкой «Регистрация кадровых документов» (видна только пользователю с правами «Регистрация кадровых документов»). Она открывается по кнопке «Регистрация кадровых документов» из списка документов ЭДО. На закладке «Настройка» отмечаются виды печатных документов для выгрузки в личные Кабинеты.
На закладке «Документы» по кнопке «Заполнить» происходит заполнение таблицы видами кадровых документов, указанными в настройке, за выбранный период по выбранной организации.
По кнопке «Сформировать документы ЭДО» происходит создание документов ЭДО по отобранным в таблице видам документов. Состояние документов ЭДО устанавливается в значение «Новая». Если в настройках включено «Используется кадровый ЭДО», надо подписать каждый созданный документ ЭЦП. Далее для того, чтобы кадровые документы считались исполненными, надо в каждом документе установить реквизит «Состояние» в «Выполнено» и записать, после чего они будет готовы к выгрузке в личные Кабинеты сотрудников.
Новый документ создается из формы списка документов ЭДО. Особенностью документа является то, что в нем можно указать не одного, а список сотрудников, которым нужно выгрузить электронный документ.
Исполнитель должен подготовить файл (например, в Word, pdf) и сохранить его на диск. Далее в форме документа нажать гиперссылку «Присоединенные файлы» и в открывшейся форме по кнопке «Добавить» выбрать подготовленный файл.
После этого вернуться в форму документа (гиперссылка «Основное») и заполнить реквизит «Электронный документ». Если в настройках включено «Используется кадровый ЭДО», надо подписать документ. Далее, чтобы документ считался исполненным, надо его состояние установить в «Выполнено» и записать, после чего он будет готов к выгрузке в личные Кабинеты.
Документ «График отпусков»
Если в конфигурации включено использование сервиса и в настройках функциональности установлена галка «График отпусков», то при его проведении происходит регистрация сотрудников из документа, участвующих в сервисе, в списке на выгрузку графика отпуска. После выполнения обмена данные графиков отпусков будут выгружены в сервис.
Настройка автоматического обмена с сервисом
Для автоматического обмена с сервисом в конфигурации предусмотрено регламентное задание «Обмен с сервисом
1С:Кабинет сотрудника».
Список регламентных заданий: «Администрирование» - «Обслуживание» - «Регламентные и фоновые задания».
Для настройки регламентного задания надо открыть его форму.
Флажок «Включено» управляет включением и отключением автоматического обмена. Если автообмен включен, необходимо также задать расписание обмена в секундах.