Печать

Это статья продолжает тему, начатую в июльском выпуске нашей газеты (№ 170) – задачи, решение которых необходимо предусмотреть в самом начале внедрения электронного документооборота.

Придание электронному документу юридической силы

После того, как был принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса. Уже многие организации используют электронную подпись при обмене документами со своими контрагентами, и их становится всё больше в связи с новыми правилами учёта НДС. Ничто не мешает использовать ЭЦП, а соответственно и электронные документы внутри организации.

Если же определённые потенциальные правовые коллизии все-таки вызывают беспокойство, можно пойти по компромиссному пути. Электронные документы, которые имеют правовые последствия, можно сопровождать бумажными копиями с «реальной подписью». Надо понимать, что целью создания системы электронного документооборота (СЭД) является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать придётся только конечные продукты работы – конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в одной «правоустанавливающей» копии, что все равно приведёт к существенному снижению объёма бумажных документов.

Взаимодействие с внешним миром

При внедрении системы документооборота возникает вопрос организации взаимодействия с внешним «бумажным» миром. Со временем, надеемся, ситуация изменится, и обмен электронными документами станет нормой, но пока необходимо внедрять решения, учитывающие особенности текущей ситуации.

Для того чтобы бумажные документы из внешнего мира смогли попасть во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Для этого используются сканеры. Если объём входящих документов невелик, можно использовать недорогие сканеры с автоподатчиком. Для больших объёмов входящей корреспонденции придётся приобрести более серьёзный промышленный сканер.

Большинство систем документооборота либо поставляются с модулями для сканирования документов, либо предполагают интеграцию с одной из существующих систем ввода изображений. Для простых решений обычно никакие специализированные системы не нужны, достаточно любой программы сканирования или распознавания. Распознавание текстов входных документов и хранение текста документа одновременно с изображением не является необходимым, но наличие распознанного текста позволяет использовать одни и те же механизмы полнотекстового поиска, создания рефератов и автоматического выделения ключевых слов как для документов, созданных на компьютере, так и для тех, которые были отсканированы. Ещё одна полезная возможность: пользователи могут использовать существующие документы для создания новых, вырезая из них части или просто модифицируя их. Кроме того, распознавание изображений позволяет сразу конвертировать документы в широко используемый формат PDF.

Миграция существующих документов

Этап миграции существующих документов из бумажной формы в электронную, пожалуй, является одним из самых сложных, поэтому он нуждается в особенно тщательном планировании.

Если в организации имеется бумажный архив документов, то пытаться найти по всей сети их электронные копии для создания электронного варианта архива – дело безнадёжное. Более того, это неверно в принципе, ведь электронные копии могли быть модифицированы кем угодно, и проверить это практически невозможно. Поэтому электронный архив существующих документов в этом случае нужно создавать из бумажного путём сканирования.

Если же никакого архива нет, необходимо провести достаточно длительную подготовительную работу. Сначала нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах. Следует запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров. Надо, чтобы у всех пользователей организации были в сети свои каталоги, в которых они хранят документы. Это существенно облегчит дальнейшую миграцию документов в систему документооборота. Некоторые СЭД позволяют хранить ссылки на документы, физически находящиеся в каталогах в сети, и не требуют обязательного перемещения этих документов в хранилище системы. Такой подход облегчает внедрение, позволяя осуществлять работу по перемещению документов в хранилище системы (а к этому надо обязательно стремиться) параллельно с эксплуатацией системы.