Комплект документов. Методика постановки делопроизводства

     В предыдущих номерах газеты, мы не раз рассказывали о программном продукте «1С:Документооборот», говорили о его преимуществах использования в компании, описывали функциональные возможности. Сегодня же речь пойдёт о сопутствующей книге «1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства» (далее – «Комплект документов»),

которая представляет собой готовую тиражную методику для организации делопроизводства на базе программы «1С:Документооборот 8 КОРП». Автор книги — ведущий эксперт по управлению документацией фирмы «1С», кандидат исторических наук Ульянцева С. Э.

     В книге содержится печатный комплект всех типовых нормативных документов. Также в поставку входит диск (CD-ROM) с электронными документами и демонстрационной базой данных, которая иллюстрирует предлагаемую методику постановки делопроизводства. Пособие рассчитано в первую очередь на документоведов – организаторов документационного обеспечения управления, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота, консультантов в области автоматизации документооборота, специалистов-управленцев, а также партнёров фирмы «1С», оказывающих услуги по внедрению программы «1С:Документооборот 8 КОРП».

     Методика ориентирована на организации, деятельность которых частично или полностью отвечает следующим параметрам:

  • высокая степень внешнего регулирования,
  • разветвлённая организационная структура,
  • сложное взаимодействие подразделений,
  • значительный объём документов, в том числе договорной документации,
  • задача пройти сертификацию системы менеджмента качества,
  • численность персонала – от 60 человек.

     Следует отметить, что книга регулярно дополняется и обновляется. Так, в августе 2015 года, вышла уже третья редакция продукта.

Новое в редакции 3

     Комплект документов новой редакции учитывает специфику документирования деятельности в различных хозяйствующих субъектах: обществах с ограниченной ответственностью и акционерных обществах. Для каждого вида хозяйствующего субъекта предусмотрена отдельная версия положения о делопроизводстве.

     Различие версий Положения о делопроизводстве обусловлено требованиями:

1) федеральных законов «Об обществах с ограниченной ответственностью» и «Об акционерных обществах» в отношении состава документов и хранения документов (статьи 50 и 89 упомянутых федеральных законов соответственно);

2) Гражданского кодекса Российской Федерации в отношении работы с документами, которыми документируется деятельность органов управления хозяйствующего субъекта (статья 67.1).

      Все нормативные документы доработаны с учётом возможностей версии 2.0 программы «1С:Документооборот 8 КОРП».

     Изменено Положение о договорной работе. Шаблоны документов дополнены формами, предназначенными для документирования деятельности общего собрания акционеров: Протокол собрания, Повестка собрания и Приглашение участников. К шаблонам добавлены также Протокол разногласий по договору и Протокол разногласий по внутреннему документу, который составляется в случае, если не удалось достигнуть договоренности в ходе согласования внутреннего документа. Нормативные документы, входившие в состав предыдущей редакции комплекта, доработаны с целью частичного упрощения методики и упрощения восприятия текста. Подробнее освещены процессы, которые вызывают вопросы у пользователей. В демонстрационной базе отражены возможности версии 2.0 конфигурации «Документооборот 8 КОРП».

Назначение продукта

      Локальная нормативная регламентация делопроизводства является неотъемлемой частью организации работы с документами. Путём принятия ряда локальных нормативных актов закрепляются единые принципы организации документооборота и единые правила делопроизводства – стандарты подготовки и оформления документов.

      Весь комплекс мер по организации делопроизводства, включая как нормативную регламентацию, так и внедрение электронного документооборота, определяется как политика в области управления документами. Такая политика должна быть всегда поддержана высшим руководством организации. Нормативные документы, регламентирующие работу с документами, должны быть обязательными для всех работников организации.

     Требование принять политику управления документами содержит ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», в котором говорится о том, что организация должна принимать, документально фиксировать, поддерживать и распространять принципы политики, процедуры и практику управления документами с тем, чтобы обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчётность и иную информацию о своей деятельности.

     Цель политики – создание и поддержка системы управления аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами.

Комплект документов реализует требование ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 разработать и принять политику управления документами. Комплект представляет собой готовый пакет типовых документов по организации делопроизводства, который может быть внедрён в организации с минимальными доработками (не более 30 % с учётом отраслевой специфики компании). Все нормативные документы комплекта привязаны к программе «1С:Документооборот 8 КОРП» ред. 2.0.

     Использование предлагаемого комплекта документов позволяет избежать наиболее характерной ошибки при внедрении электронного документооборота – автоматизации процессов, которые не прошли предварительную подготовку. В этом случае автоматизация делопроизводства не является эффективной.

Преимущества использования комплекта документов

      Практика внедрения «1С:Документооборота 8 КОРП» показывает, что качественно проведённая подготовка к автоматизации существенно повышает эффективность внедрения: функциональные возможности программы используются в этом случае наиболее рационально.

       Взаимоувязанное внедрение «1С:Документооборота 8 КОРП» и методики постановки документооборота, заложенной в комплекте документов, сократит время на подготовку к автоматизации и положительно скажется на эффективности внедрения информационной системы и на управлении предприятием в целом.

      Методика постановки документооборота опирается на системный подход к управлению документами, что даёт ряд преимуществ для запуска в эксплуатацию и дальнейшего функционирования информационной системы. Сборник локальных нормативных актов по организации делопроизводства позволит своими силами подготовить предприятие к внедрению «1С:Документооборота 8» в сжатые сроки.

По материалам сайта www.1c.ru

Опрос
Всего 3 простых вопроса

Продолжая использовать наш сайт, вы даете согласие на обработку файлов cookie и пользовательских данных в целях функционирования сайта, проведения ретаргетинга и статистических исследований, обзоров. Если вы не хотите, чтобы ваши данные обрабатывались, покиньте сайт.

Принять