В процессе работы мы подписываем достаточно много различных документов, в том числе договоры и различные накладные. А насколько вы уверены, что в предоставленном договоре или приходном документе всё строго соответствует типовому шаблону или реальным данным?
Для того чтобы проверить это, фирма 1С запустила сервис 1C-ABBYY Comparator. Мы уже делали краткий обзор этого сервиса в майском выпуске газеты (см. НоК192), теперь рассмотрим его функционал и возможности подробнее.
ABBYY Comparator – программа, разработанная компанией ABBYY и предназначенная для сравнения документов. Компания ABBYY широко известна как российский разработчик лингвистического программного обеспечения и технологий оптического распознавания документов и ввода данных.
Сервис позволяет пользователям освободиться от рутинных и утомительных работ и с бумажными, и с электронными документами. Он обеспечивает сравнение двух документов путём быстрого поиска отличий. Тем самым снижается вероятность подписать вариант документа, с отличающимися, а иногда и вообще невыгодными для вас условиями.
Сегодня в России 1C-ABBYY Comparator, вероятно, единственный сервис, позволяющий оперативно сравнивать электронные и бумажные документы качественно и на высоком уровне.
В настоящее время многие директора, юристы, бухгалтеры, специалисты финансовых служб, менеджеры отделов продаж, работники отделов кадров и т.д. постоянно сталкиваются с необходимостью сравнивать договоры, акты, прайс-листы.
1C-ABBYY Comparator позволяет оперативно сравнить две версии одного и того же документа. Например, версию в формате .doc и скан-копию бумажной версии.
Что может сервис?
- Сравнивать договоры, акты, первичные документы, прайс-листы и другие материалы, представленные в разных форматах.
- Отображать найденные отличия: удаление, добавление или изменение фрагментов исходного документа. При этом несущественые отличия (форматирование, начертание, пробелы и табуляция) игнорируются.
- Одновременно просматривать сразу два документа. Предусмотрена удобная для пользователя навигация по обнаруженным отличиям. Обнаруженные отличия подсвечиваются на сравниваемых версиях документа.
И ещё пара плюсов
Приложение выводит данные о результатах сравнения, формирует в виде отчёта, который можно сохранить в формате Word или PDF. При этом в отчёте сохраняются комментарии в местах обнаруженных отличий. Несущественные отличия перед сохранением отчёта можно удалить.
Тексты сравниваемых документов могут быть написаны на русском и английском языках.
А самое главное, программа эффективно работает с многостраничными документами.
Примеры работы с сервисом
Сравнение товарных прайс-листов
Менеджер торгового отдела систематически получает от поставщиков своей организации обновлённые прайс-листы. Визуальное сравнение и выявление отличий в стоимости номенклатуры и других изменений – трудоёмкое и утомительное занятие. Оно не гарантирует, что все значимые отличия будут обнаружены.
Приложение обеспечивает быстрое и качественное сравнение двух прайс-листов. Находит и формирует отчёт о выявленных значимых отличиях.
Сравнение договоров
Юрист или директор провели согласование с контрагентом договора в электронном формате. Затем были получены оригиналы договора, подписанные контрагентом.
Важно убедиться, что в полученные от контрагента и подписанные им экземпляры договора, не внесены несогласованные изменения и дополнения. Визуальная проверка, занимает много времени и не даёт полной гарантии на отсутствие отличий от согласованного варианта договора, тем более, если таких договоров будет несколько.
1С-ABBYY Comparator обеспечивает оперативное и качественное сравнение ранее согласованной электронной версии и скан-копии полученного договора, подписанного противоположной стороной. Выявляет все изменения и формирует отчёт об отличиях.
Сохранение результатов анализа фактически представляет собой протокол разногласий для дальнейшего согласования договора с контрагентом.
Сравнение первичных документов
Бухгалтеру систематически поступают бумажные копии документов. Их необходимо подписать и отправить в архив. Перед этим важно убедиться, что они соответствуют документам, отражённым в информационной системе.
Очевидно, что визуальная сверка утомительна, требует повышенного внимания и занимает много времени. Она не исключает ошибок. В результате бухгалтер может подписать и передать в архивный отдел некорректный документ. Данный сервис позволит избежать такого развития событий.
Как видите, 1С-ABBYY Comparator является надёжным инструментом, способным не только облегчить работу, но и не допустить серьёзных ошибок при работе с документами.
Для подключения сервиса обратитесь по телефону (4842) 27-97-22 или напишите нам в Отдел продаж sales@kamin.kaluga.ru.
По материалам www.btr-k.ru