Печать

     Представим ситуацию. В организацию обратился клиент и попросил помочь им выбрать систему документооборота со словами: «Нам надоели горы бумаг, которые к нам попадают и оседают на столах сотрудников. Необходимо простое и удобное решение, обеспечивающее структурированную и чёткую постановку задач сотрудникам и контроль их исполнения. Автоматизировать бизнес-процессы компании, чтобы они стали контролируемыми».

     Хорошо, когда предприниматель задаётся вопросом «Как выбрать?» и обращается к профессионалам. Делать выбор системы, основываясь, к примеру, лишь на данных о цене лицензий и компетентном мнении товарища, который уже много лет работает на собственной СЭД, не стоит. Вы можете очень сильно разочароваться и потерять деньги. Всего этого можно избежать, ответив на несколько простых вопросов перед началом проекта. 

     Какую платформу выбрать? 

     Условно все СЭД можно разделить на два типа – самостоятельные решения и созданные как расширение или надстройка платформы для совместной работы. 

     Проанализируйте рынок. Уже есть системы на разных платформах, например «1С:Предприятие 8», которые обеспечивают максимальную гибкость решения – лучше и проще. Понятно, как поддерживать, где искать специалистов, как взаимодействовать с другими приложениями. При выборе платформы, на которой в дальнейшем будете развивать СЭД, не забывайте, что рабочие места платформенного ПО также могут требовать дополнительных затрат (на закупку и сопровождение). документооборот

     Адаптация СЭД под специфику организации или адаптация организации под СЭД? 

     Скорее всего, самостоятельно разработанная система документооборота после внедрения потребует определённой доработки. В основном потому, что на начальном этапе внедрения редко получается учесть все пожелания и оптимальным образом спланировать работу. 

     Для последующей настройки, как правило, требуются: 

     С другой стороны, тиражные СЭД уже вбирают в себя лучшие практики успешных внедрений и имеют максимальный функционал, который вы можете использовать в своей работе. 

     Не позволяйте экспериментировать над собой 

     «Выбирайте только проверенные временем решения» – типичный аргумент для представителя известных и опытных разработчиков. Мы не будем так категоричны, но заметим, что средства быстрой разработки способствовали появлению сотен «продуктов», визуально похожих на полноценные решения, но весьма усечённых в своих возможностях. Собираетесь ли вы рисковать или выберите проверенный временем продукт – решать вам. 

     В любом случае задайте вопрос, как будет вести себя система документооборота с ростом объёма документов и числа пользователей, и какие существуют способы выгрузки данных на случай возможных сбоев? 

     Механизмы интеграции 

     Любая организация использует приложения для работы с электронными документами. Как минимум почтовые программы, скорее всего CRM, учётные системы, BI-инструменты и так далее. Некоторые из документов, возможно, будут публиковаться на сайте компании. Или наоборот они будут загружаться с внешних сайтов, например, с торговых площадок. Поэтому важное требование к СЭД – универсальный документированный интерфейс Application programming interface – API. 

     API, теоретически, позволяет интегрировать всё и со всем, но при наличии времени и денег. Будет здорово, если СЭД «из коробки» будет взаимодействовать с почтовыми программами (например, MS Outlook), учётными системами (например, 1С) и будет предусматривать выгрузку документов в архив. 

     Что кроме управления документами? 

     Современные тиражные решения позволяют, автоматизировать множество смежных задач. Чаще всего – организация и проведение совещаний, мобильный доступ, корпоративный портал, структурированный файловый архив, массовое сканирование и распознавание бумажных носителей. Каждая из перечисленных задач может быть решена с помощью специализированного продукта, но за отдельные (и часто немалые) деньги. Поэтому разумно вместе с внедрением СЭД попутно решить и другие задачи, которые стоят перед каждой компанией. 

     И последнее, но весьма важное – цена. Необходимо понять, в какую сумму вам обойдётся весь «банкет». Ошибкой будет считать, что необходимо заплатить лишь за лицензии. Нужно также оценить, в какую сумму обойдётся (и нужна ли) покупка дополнительного оборудования – серверов, ПК и так далее. Стоимость консалтинговых услуг и непосредственно внедрения и техподдержки тоже надо учесть. 

     Конечно, ответы на эти вопросы не закрывают все нюансы, которые необходимо учитывать при выборе СЭД, но они являются основой для сравнения нескольких решений. Дополнительно заметим, что, получив все ответы и выбрав ряд потенциальных поставщиков, стоит проверить их на актуальные маркетинговые акции для новых клиентов – это может помочь сэкономить, и существенно.

 

По материалам www.vk.com/@eos_blog