Формирование сведений о доходах физических лиц в программе производится в автоматическом режиме. Для корректного формирования сведений необходимо, чтобы в программе были:

• отражены все доходы, полученные физическими лицами за налоговый период;
• введены сведения о праве на налоговые вычеты (стандартные, профессиональные, имущественные, социальные, авансовые платежи по НДФЛ) и отражены фактически предоставленные вычеты;
• рассчитаны и учтены суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога.

Данные о фактически предоставленных физическим лицам за год налоговых вычетах, о суммах исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ можно получить с помощью отчёта «Сводная» справка 2-НДФЛ или Анализ НДФЛ по месяцам (раздел Зарплата и кадры – Отчёты по зарплате). Для анализа сумм удержанного и перечисленного налога удобно также использовать отчёт Анализ уплаты НДФЛ.

Также перед подготовкой сведений следует проверить:

• актуальность релиза программы (необходимо убедиться, что программа обновлена последним релизом) и адресного классификатора (ФИАС) или классификатора адресов России (КЛАДР);
• корректность заполнения персональных данных физических лиц, в отношении которых будет подаваться отчётность (ФИО, дата рождения, ИНН в Российской Федерации, ИНН в стране гражданства (ИНН налогоплательщика или его аналог в стране гражданства для иностранных лиц в случае информации о его наличии у налогового агента), гражданство, данные документа, удостоверяющего личность, адрес по прописке (адрес места жительства в РФ), адрес за пределами РФ (для иностранных граждан указывается адрес места жительства в стране постоянного проживания). Чтобы проверить, введены ли необходимые персональные данные сотрудников, можно воспользоваться отчётом Личные данные сотрудников (раздел Зарплата и кадры – Отчёты по кадрам).

Формирование сведений о доходах физических лиц в программе производится в автоматическом режиме. Для подготовки отчётных сведений о доходах физических лиц в программе используется документ 2-НДФЛ для передачи в ИФНС (раздел Зарплата и кадры – НДФЛ – 2-НДФЛ для передачи в ИФНС). Для подготовки отчётных сведений создайте новый документ по кнопке Создать.

В форме документа укажите:

• в поле Год – год, за который подаются сведения;
• в поле Организация – организацию, от имени которой формируются сведения;
• в поле Дата – дату формирования сведений;
• поле Номер не является активным для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его проведения;
• в поле В ИФНС (код) – четырёхзначный код налогового органа, в котором организация стоит на учёте и куда предполагается представить отчётность. Данный код используется при формировании имени файла. По умолчанию поле заполняется кодом ИФНС, который указан в справочнике Организации (раздел Главное – Настройки – Организации). При необходимости можно указать произвольный код ИФНС, куда предполагается отправлять отчётность. При его изменении имя файла обновляется автоматически;
• в поле ОКТМО/КПП – код ОКТМО (код муниципального образования, на территории которого находится организация) и КПП организации (код причины постановки на учёт (КПП) по месту нахождения организации указывается согласно Свидетельству о постановке на учёт в налоговом органе). В программе коды ОКАТО и КПП указываются в справочнике Организации;
• в поле Вид справок – Ежегодная отчётность;
• так как в нашем примере предоставляются первичные формы справок, переключатель установлен в положение Исходная (по умолчанию);
• по ссылке Подписи в полях Справку подписал, Должность, Телефон укажите данные подписывающего справку лица;

ВАЖНО: для оправки отчёта в электронном виде данные о подписанте должны совпадать с данными о лице, имеющем электронную подпись.

• поле Ответственный заполняется по умолчанию – значением из настроек текущего пользователя.

Затем с помощью кнопки Заполнить запускается процедура автоматического сбора сведений о доходах физических лиц по данным информационной базы. Список подготовленных справок о доходах физических лиц отображается в табличной части документа. При автоматическом заполнении в документ попадают только те суммы доходов, вычетов и налогов физических лиц, которые относятся к указанному в шапке документа ОКТМО/КПП.

Для каждого физического лица формируется отдельная справка, причём на все ставки налога - одна справка.