Как и многие другие IT-компании, фирма КАМИН давно перешла на обмен электронными документами. Мы работаем над тем, чтобы наши клиенты не испытывали сложностей при переходе на ЭДО. Функционал данного сервиса освоить несложно. Он является частью привычной программы «1С:Предприятие 8» и представлен всего несколькими кнопками.

     Как же работать в сервисе? 

     Представим ситуацию: ООО «КАМИН» направило вам электронный документ. Как его получить в программе «1С:Бухгалтерия 8» и что с ним делать? Расскажем обо всём по порядку. 

     Получение электронного первичного документа в программе «1С:Бухгалтерия 8» 

     При получении от продавца Акта об оказании услуг (далее Акт) в электронном виде покупатель должен выполнить следующие действия: 

     1. Получить и отразить в учёте электронный Акт; 

     2. Утвердить полученный Акт и отправить Акт. 

     Получение и отражение в учёте электронного Акта (титул продавца): 

     1. Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команды «Отправить и получить» электронные документы из раздела «Администрирование» – подраздела Сервис».

     2. Полученный электронный документ Акт отражается в списке «Архив ЭДО», открываемом по гиперссылке панели команд «Архив ЭДО» (раздел «Администрирование» – подраздел «Сервис»). 

     3. Одновременно на основании полученного электронного документа Акт создаётся новый непроведённый документ «Поступление товаров и услуг». 

     Открыть новый документ «Поступление товаров и услуг» можно: 

• По гиперссылке «Отражён в учёте». В архиве ЭДО находите поступивший Акт (раздел Администрирование – подраздел Сервис – гиперссылка панели команд Архив ЭДО). Гиперссылка расположена в самом Акте.
• Из журнала «Поступление товаров и услуг» (раздел «Покупки» – подраздел «Покупки» – гиперссылка панели команд «Поступление товаров и услуг»). 

     В новом непроведённом документе «Поступление товаров и услуг», сформированном на основании полученного электронного документа Акт, будут автоматически заполнены сведения: 

• о продавце (поле «Контрагент») и заключённом договоре (поле «Договор»);
• о приобретённых товарах (поля «Номенклатура», «Количество», «Цена», «Сумма», «% НДС», «НДС» и т.д. табличной части формы документа).

      Перед проведением документа «Поступление товаров и услуг» необходимо заполнить поле «Склад».

      Информацию о состоянии полученного электронного документа Акт покупатель может увидеть в строке «Состояние ЭД».

      Кроме того, подробную информацию о том какие действия необходимо выполнить покупателю со своей стороны в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в форме «Электронные документы» (Таблица состояния). Она открывается по гиперссылке строки «Состояние ЭД» или по команде «ЭД» – «Электронные документы» из документа «Поступление товаров и услуг».

      После получения электронного документа Акт будет автоматически сформировано извещение о получении для отправки продавцу.

      Утверждение полученного Акта и его отправка:

      1. Полученный документ Акт покупатель должен проверить и утвердить, а также сформировать свою часть первичного документа – Акт.

      2. Если претензий к полученному первичному документу нет, то покупатель утверждает документ Акт. После утверждения поступивший документ необходимо подписать электронной подписью и отправить, выполнив соответствующую команду.

     На этом обмен первичным документом в электронном виде будет завершён. 

     Просмотр, печать и сохранение электронного документа 

     Из списка «Электронные документы» (Таблицы состояния) можно просмотреть содержимое всех электронных документов, дважды щёлкнув по активной строке. 

     В форме просмотра документа кроме самого документа также содержатся:

• установленные для этого электронного документа электронные подписи (ЭЦП) и их статусы;
• пройденные и планируемые статусы электронного документа.

    С помощью гиперссылки «Отражён в учёте» можно открыть связанный с ним файл информационной базы.

      С помощью соответствующих команд из списка доступных команд, открываемого по кнопке «Ещё», можно сохранить электронный документ на диске или выполнить печать документа с электронными подписями.

      Все электронные документы, как поступившие, так и отправленные, хранятся в архиве электронных документов, открываемом по гиперссылке панели команд «Архив ЭДО» (раздел «Администрирование» – подраздел «Сервис»).

     В списке «Архив ЭДО» можно отсортировать документы (Входящие, Исходящие, Неотправленные пакеты и т.д.) или отобрать полученные документы по ответственному лицу, виду и статусу документа, а также открыть форму просмотра содержимого электронного документа.

     По вопросам подключения и использования ЭДО обращайтесь по телефону (4842) 27-97-22, доб. 1205 или напишите нам its@kamin.kaluga.ru. Вы также можете обратиться к нам через 1С-Коннект.