Делопроизводство чаще называют документационным обеспечением управления . Почему? Документы необходимы для управления, – в этом состоит принцип документирования деятельности: вся необходимая информация должна быть отражена в документах; документы должны храниться так, чтобы они не были утеряны и их легко можно было найти; все принятые решения должны быть исполнены.

     Кроме того, работа с документами должна быть построена так, чтобы не тормозить основную деятельность организации. Как обеспечить сохранность и доступность документов, а так же быстро их обработать и распространить? Для достижения этой цели и был разработан электронный документооборот. Посмотрим, как он облегчает работу разным группам сотрудников компании, и оценим ту роль, которая принадлежит в его внедрении руководителю и сотрудникам службы ДОУ организации.

     Задачи службы ДОУ организации

     Это в первую очередь обеспечение такого состояния работы с документами, при котором каждый специалист может в любой момент времени без больших трудозатрат получить необходимые документы и нужную информацию. При бумажном документообороте достичь этого невозможно. Современные информационные технологии позволяют организовать электронный документооборот согласно ГОСТам и принятым в компании правилам и нормам.

     Во-вторых, это контроль исполнения заданий и поручений. Если принятые решения не выполняются, самые лучшие технологии управления перестают работать.

     Третья задача – внедрение в организации передовых методов работы с документами. От руководителя службы ДОУ должна исходить инициатива по внедрению электронного документооборота. Его главная цель донести до руководителя организации необходимость внедрения электронного документооборота (ЭД), и какие преимущества получат от этого разные службы компании.

     ЭД для руководителя компании

     Для руководителя всю работу с доку- ментами можно разделить на две большие группы:

• принятие решений;
• контроль исполнения решений.

     Принимая решения, руководителю часто не хватает времени на сбор необходимой информации и её анализ. Система электронного документооборота (СЭД) позволяет собрать необходимую информацию гораздо быстрее, а также упрощает процедуру контроля исполнения документов и поручений по ним, автоматизируя данный процесс (напоминания о приближении срока исполнения, извещения о просрочке). СЭД позволяет оперативно составлять отчёты о состоянии исполнительской дисциплины.

     Иногда важнее не срок исполнения, а качество сделанного. Обеспечить его можно, используя заранее с формированные в СЭД подборки документов (так называемые базы знаний) по определённому вопросу.

     Выигрыш для руководителя: возможность оперативного получения информации, необходимой для принятия решения, оперативного контроля исполнительской дисциплины. В современных СЭД для руководителей специально разработано «автоматизированное рабочее место руководителя» (АРМ), интерфейс и функционал которого соответствуют задачам и потребностям управленца, а также могут настраиваться под конкретные задачи данного пользователя системы.

     ЭД для секретаря

     Основную часть рабочего времени секретаря занимает документооборот. Все их операции трудоёмки, поиск документов сложен, неоднозначен и занимает много времени.

     Что даёт секретарям внедрение СЭД? По отзывам секретарей, поработавших с подобного рода системами, с СЭД легко и быстро найти любой документ и получить ответы на вопросы: исполнен, оправлен ли документ, когда отправлен ответ, приходил ли ответ, кому отправлен на рассмотрение и пр.

     Выигрыш для секретаря: снижение трудоёмкости поиска необходимых документов с одновременным повышением качества подборки необходимых материалов; облегчение контроля исполнительской дисциплины и подготовки различных мероприятий; снижение времени подготовки, согласования и утверждения итоговых документов, контроля исполнения решений.

     ЭД для финансово-бухгалтерских служб

     Всё чаще СЭД функционируют совместно с системами управления ресурсами и финансово-бухгалтерскими учётными системами. Эти системы различаются методами обработки данных. В учётных системах данные хранятся и обрабатываются как структурированные, условно представляемые в виде связанных таблиц. В СЭД работают с неструктурированными данными, текстами и разнообразными видами файлов.

     Обратите внимание, качественное документальное обеспечение учёта – необходимое условие успешного про- хождения различных проверок — это возможность избежать финансовых санкций.

     Однако, будучи отделённым от учётной системы, ЭД не позволяет учётному работнику оперативно отслеживать изменения по документу и связь этих изменений с отражением их в учётных записях. Интеграция СЭД, содержащей образы первичных учётных документов в актуальном состоянии и историю их изменения, с учётной системой, в которой эти документы отражаются на учётных регистрах, обеспечивает решение этой проблемы. Наиболее характерным образцом интеграции СЭД и учётной системы является электронный архив первичных финансово-бухгалтерских документов.

     Выигрыш для финансово-бухгалтерских служб: СЭД позволяет повысить скорость движения документов, например, из филиалов в головную организацию, избежать утери документов, экономить время на их подборке для проведения сверок расчётов или проверок надзорных органов. Снижение трудоёмкости работы с документами позволит финансово-бухгалтерским службам сосредоточиться на повышении качества учёта и подготовке отчётности.

     ЭД для конструкторских и технологических служб

     Разработка конструкторской документации всё чаще ведётся с использованием специализированных программ. Когда наработан большой архив проектной документации, легче доработать уже имеющиеся документы, а не делать всё заново. И для лёгкого поиска нужных документов необходима чёткая структура хранения информации. Для выполнения этих задач в СЭД может быть реализован архив конструкторско-технологической документации.

     Выигрыш для инженеров, конструкторов и организации в целом: легко найти и сделать копии необходимых документов, снижение трудоёмкости разработки изменённых документов, как следствие – у специалистов появляется больше возможностей повысить качество разрабатываемых документов.

     ЭД для юристов

     Как известно, юристу нужно следить за законодательством, изучать все изменения и вносить соответствующие предложения о необходимых изменениях в деятельности компании. На юриста может возлагаться задача подготовки комплектов документов для участия в конкурсах и тендерах.

     На юридические службы часто возлагают обязанности по получению лицензий и разрешений. При проведении этой работы необходимо отслеживать сроки действия лицензий и разрешений, вести большую переписку.

     Работа с претензиями тоже связана с большим количеством документов, контролем за соблюдением сроков их исполнения.

     Ещё одно направление работы юридических служб – ведение библиотек нормативно-правовых актов и внутренних регламентных документов. СЭД позволяет организовать электронную библиотеку.

     СЭД предлагает различные инструменты для ускорения работы юриста и возможности выполнять её быстрее и качественнее:

• создание шаблонов договоров, хранящихся в месте общего доступа и гарантированно обновляющихся;
• согласование документов в электронном виде;
• налаживание автоматического контроля срока действия лицензий и разрешений;
• обеспечение хранения электронных образов подборок документов для облегчения формирования комплектов документов.

     Выигрыш для юридической службы: снижение трудоёмкости работы по подготовке договоров, контролю сроков, поиску необходимых нормативных документов.

По материалам журнала ECM-Journal.ru