Вы когда-нибудь задумывались о том, какое количество сведений хранится в фирме, сколько файлов или документов находится в печатном виде? А сколько информации приходится запоминать вашим новым сотрудникам? Сколько усилий нужно приложить, чтобы найти всю эту информацию в доступном виде, систематизировать и суметь за короткие сроки её освоить?
Если же у вас разветвлённая организационная структура, офисы территориально удалены и при этом у вас сложный продукт или широкий ассортимент, то это уже говорит о крупных масштабах фирменной информационной базы. Неужели вы никогда не задумывались о своеобразной «копилке» знаний, где хранится вся информация необходимая для ознакомления каждому сотруднику? В ней может быть что угодно, начиная от истории компании и заканчивая особенностями вашей продукции. Каждый раз, когда в фирму приходит новый сотрудник, на вас возлагается тяжелый груз: познакомить с CRM-системой, рассказать, чем занимается фирма, где располагаются все её офисы, какую продукцию она продаёт, какие этапы работ существуют и какие задачи обязательны для исполнения. А может быть у вас просто сотрудница вышла из декретного отпуска и её необходимо познакомить с изменениями. Вы опять будете объяснять всё на пальцах?!
Познакомить, рассказать, объяснить… сколько глаголов, а вы не забыли про свои текущие рабочие дела? Если вы уже сейчас задумались о рациональности ваших действий, наш вам совет – автоматизируйте вашу базу знаний. И это как минимум объединит воедино глаголы, о которых мы говорили выше.
С чего начать? Разумеется, начало лежит в анализе вашей информационной «копилки»: сформируйте цели, определи- те задачи и обозначьте результат, к которому вы бы хотели прийти. Помните — хаос автоматизировать нельзя! Вся информация должна быть систематизирована, тогда и знакомство с ней будет упрощено. Вы можете собрать «копилку» из нескольких частей, разделяя каждый отдел на отдельную группу, а можете сформировать целостную базу без разделения по отделам. Как бы то ни было – у вас будет храниться всё в одном месте.
Опять же, обязательно опирайтесь на ваши желаемые итоги — от того, как вы видите автоматизацию, будет зависеть и выбор программного продукта. Фирма 1С предлагает свою линейку электронного обучения. Мы бы хотели поделиться с вами опытом внедрения у нас одного из продуктов, а именно «1С:Электронное обучение. Корпоративный университет». Для начала расскажем, в чём преимущества данной программы:
- Написана на 1С, что обеспечит наличие большого выбора специалистов и невысокую цену внедрения.
- Решает достаточное количество задач.
- Служит библиотекой информационных материалов.
- Обладает возможностью проверки знаний.
- Позволяет переносить базу в «облако», а значит изучать можно удалённо.
- Облегчает процесс адаптации новых сотрудников.
- Обеспечивает лёгкость работы за счёт простого интерфейса.
Программа многофункциональна и предлагает широкий спектр возможностей. Её можно использовать, как хранилище информационной «копилки», а можно в качестве инструмента для обучения. В ней предусмотрены разделы, как для учеников, преподавателей, так и для руководителей, кадровиков. С помощью Корпоративного Университета можно организовывать курсы и другие обучающие мероприятия, отслеживать результаты их проведения.
Сейчас в КАМИНе новые сотрудники знакомятся с фирмой с помощью данной программы. Работа продукта помогла нам:
- Сократить затраты на ввод в должность.
- Создать единую базу знаний для сотрудников.
- Проконтролировать усвоение знаний.
- Проанализировать результаты обучения.
- Облегчить изучение материала для новых сотрудников.
Персонал – это, пожалуй, самая важная часть внутреннего мира организации, ей положено уделять много времени и внимания. Обладая крепкой системой внутри- фирменных знаний, вы заведомо формируете в сотрудниках системное отношение к индивидуальной работе.
Елисеева Валерия, специалист по созданию баз знаний