Мы постоянно делимся с читателями советами и рекомендациями, как можно обезопасить свой бизнес и снизить всевозможные риски. Увы, несмотря на наши рекомендации, многие до сих пор пренебрегают внедрением системы электронного документооборота.

«Эти контролирующие органы могут и не прийти», – скажут некоторые читатели. Да, вы правы, могут и не прийти. Но что, если настоящая опасность заключается не в контролирующих органах? О том, чего можно избежать с помощью системы электронного документооборота, или проще говоря – СЭД, мы и поговорим в этой статье. 

     Представим следующую ситуацию. Вы и ваш контрагент заключаете договор. Часто этот процесс бывает очень затянутым, долгим, ведь необходимо уточнить все детали. Вы контракт уже подписали и ждёте соглашения от клиента. Однако, когда уже пора приступать к работам, подписи клиента вы так и не получаете, и вместо неё слышите фразу: «Директор сейчас в командировке, начинайте работы, он всё подпишет». Конечно, вам не хочется отказывать клиенту, срывать сделку, поэтому вы идёте на уступки и берётесь за работу. И вот, проект уже закончен, а согласование так и не прошло, сроки упущены. Получается некрасивая и неприятная ситуация: работа сделана, ваши обязательства выполнены, а денег вы не получаете – подписи контрагента отсутствуют, а следовательно сделка недействительна. 

     Как такое могло произойти? Виноват ли в этом недобросовестный клиент? 

     Конечно, какая-то часть вины лежит и на клиенте, так как многие специально затягивают процесс подписания, надеясь получить свою выгоду. Но огромную роль в этой ситуации сыграл человеческий фактор персонала: сотрудник, отвечающий за процесс подписания документов, упустил сроки. Такое часто происходит, когда один человек отвечает за большое количество проектов и процессов. Что-то могло и ускользнуть от его внимания. Возникают отговорки: «Я не видел», «Мне не передавали», «Меня не информировали». Действительно, такая ситуация возможна с бумажным документооборотом. Система электронного документооборота исключает такую возможность, поскольку вы не просто получаете документ, который хранится в базе организации, но ещё и автоматически проставляется отметка, что вы его получили, открыли, а в нужном случае – подписали. 

     Так как файл находится в архиве фирмы, вы всегда сможете найти нужные документы и все их версии. У вас всегда на руках несколько экземпляров, вплоть до предыдущих версий, о которых уже все давно забыли. К сожалению, человеческая память не безгранична и не всегда может вспомнить, какие именно правки вносились пять лет назад в тех или иных документах. В архиве СЭД эти документы доступны в любой момент – вам достаточно найти его и сравнить с бумажной версией, которую вам принесли. Для экономии времени, рекомендуем проводить сверку экземпляров с помощью программы 1C-ABBYY Comparator. Не вдаваясь в подробности, скажем лишь то, что сравнение документов машиной быстрее и эффективнее, так как компьютеру не знаком «замыленный глаз» и невнимательность. Больше о сервисе вы можете прочитать в 192 и 198 выпусках. 

     Одним из признаков налаженного СЭД является доступность документа ответственным лицам на любом этапе его движения в компании – от создания и обработки до помещения в архив для хранения. На определённой стадии развития бизнеса руководители многих компаний принимают верное решение об организации системы электронного документооборота и часто внедряют его на основании уже созданного и налаженного процесса. 

     Благодаря такому внедрению появляется возможность оптимизировать работу по сбору, обработке, контролю и безопасному хранению документов всех видов. Наряду с возможностью быстрого поиска документов по любому атрибуту дополнительно обеспечивается регламентированный доступ конкретных, компетентных сотрудников к документации и соблюдение конфиденциальности информации. 

     Таким образом, отказ от системы электронного документооборота – мнимая экономия. Риск ощутимого убытка достаточно велик, чтобы отказываться от внедрения. Мы привели лишь один пример, а сколько других подобных ситуаций может произойти? 

     Фирма КАМИН всегда готова прийти на помощь тем, кто хочет грамотно и эффективно внедрить в свою организацию систему электронного документооборота.