Обратите внимание: | новости партнеров:

     У руководителей любого бизнеса, как малых, так и крупных предприятий, существует потребность в двухстороннем подписании документов, регулирующих сделки с контрагентами. В нашем быстро развивающемся технологическом мире мы всё чаще сталкиваемся с необходимостью обрабатывать, отслеживать и контролировать огромный поток документации.

Любому менеджеру среднего звена знаком ворох бумаг с «мокрыми» печатями на его столе, с которыми никак не удаётся справиться и упорядочить вовремя по нужным папкам на полках. Уже давно все привыкли к обращениям от партнёров по бизнесу срочно прислать тот или иной документ «хотя бы по электронной почте» при внезапных налоговых проверках. А повторная печать утерянных документов и вовсе знакома каждому.

документооборот

      Раньше и я, когда ещё не работал в фирме КАМИН, постоянно мучился с бумажной волокитой. Не знал, что можно делать всё проще, быстрее, и быть при этом спокойным за сохранность документов. И теперь хочу поделиться этим секретом с вами, дорогие читатели. Я познакомлю вас с сервисом, который помог многим нашим клиентам и лично мне оптимизировать работу с документами, подкупил своей простотой. 

     Чем же может помочь нам известный и любимый многими электронный документооборот? 

     Во-первых, ЭДО – это просто. Электронный документооборот – это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи оператора ЭДО, включённого в сеть доверия ФНС РФ. Проще говоря, это то самое электронное письмо, отправляемое партнёру в тот момент, когда у него находится налоговый инспектор и требует предъявить документ, подтверждающий заключение сделки. Но с той лишь огромной разницей, что обычное письмо не представляет никакой юридической силы, в то время как документ, отправленный с помощью сервиса ЭДО, имеет реальную подпись, а не её отсканированный вариант. При этом оператор ЭДО выступает в качестве нотариуса, заверяющего подлинность документа. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства. Более того, при использовании сервиса ЭДО ситуация с отсутствием документа в момент проверки в принципе невозможна. Электронный документ формируется сразу же при заключении сделки и в течение нескольких секунд может поступить в любую точку мира с подписью, имеющую статус «мокрой» печати. Риск, что документ потеряется или не дойдёт попросту отсутствует. Также сервис ЭДО позволил мне снизить влияние человеческого фактора при подготовке и отправке документа – договор или товарная накладная не уйдёт без печати или подписи. Электронный документ – это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как юридически значимым оригиналом он является именно в электронном виде, и отправлен адресату он будет лишь после подписания. Сервис не позволяет мне создать дубль документа и отправить его дважды, что аннулирует риск ошибок в бухгалтерских актах сверки, а также в управленческом учёте. 

     Во-вторых, сервис помог решить проблему хранения и поиска необходимого документа в архиве. Как и привычные для нас печатные формы, документы хранятся в нескольких экземплярах, но не в двух, а в намного большем количестве: кроме баз отправителя и адресата существует хранилище оператора ЭДО, плюс облачные и резервные копии. Так что риск утерять окончательно важный документ и выставлять его заново близок к нулю. Движение документа я могу отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи», что позволяет мне в любой момент проконтролировать на каком этапе находится подписание. А найти документ быстро, не тратя время на просмотр всего архива, благодаря сервису ЭДО стало очень легко – достаточно установить необходимые фильтры, и программа сама найдёт документ даже с учётом минимальной информации о файле. Однократная регистрация документа позволяет безошибочно идентифицировать его в системе. 

     В-третьих, внедрение электронного документооборота позволило удобно и просто представлять электронные документы через Интернет по требованию налоговых органов. При этом, опять-таки, риск, что налоговая инспекция не получит документ в установленные сроки, почти отсутствует. ЭДО практически полностью перекрывает риски, связанные с человеческим фактором, быстротечностью времени и недобросовестном отношении к работе различных почтовых служб при бумажном делопроизводстве. 

     Стоит ли говорить при таком количестве плюсов сервиса ЭДО о финансовой стороне? Безусловно, ведь внедрение электронного документооборота позволяет сэкономить немалые средства. Кроме того, что сервис уменьшил количество бумажных документов в офисе, он сократил финансовые трудозатраты на содержание архива, снизил расходы на печать, канцтовары, отправку документов, уменьшил трудозатраты за счёт исключения ручных действий и автоматизации процесса. 

     Хочу отметить, что систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. ЭДО позволяет настроить любые формы документа независимо от требований. 

     Электронный документооборот – это высокотехнологичный и прогрессивный инструмент для существенного повышения эффективности работы, который не только поможет значительно сократить расходы любой компании, но и оградит от многих внешних факторов, вызывающих риски дополнительных финансовых и временных затрат и нервов.

     По вопросам подключения ЭДО вы можете связаться с нами по телефону (4842) 27-97-22 или по e-mail its@kamin.kaluga.ru. 

Плечистый Дмитрий,

администратор отдела продаж фирмы КАМИН

Плечистый

 

Добавить комментарий


Продукты КАМИН
Продукты 1С
Обучение
Автоматизация расчета заработной платы и кадрового учета
- 1С-КАМИН: Зарплата для бюджетных учреждений. Версия 5.5
- 1С-КАМИН:Зарплата. Версия 5.0
- КАМИН:Зарплата для бизнеса 4.0
- КАМИН:Расчет заработной платы для бюджетных учреждений 3.5
- КАМИН:Расчет заработной платы 3.0
- КАМИН:Кадровый учет 3.0
- КАМИН:Тарификация 2.0
Отраслевые решения
- 1C-КАМИН:Учет ГСМ и запчастей. Версия 2.0
- КАМИН:Общепит 3.0
- Информационно-поисковые системы
- 1С для налогового и бухгалтерского учета
- 1С для бюджетного учета и некоммерческих организаций
- Комплексная автоматизация бизнеса на 1С
- 1С для Торговли
- 1С для Отелей и Ресторанов
- Отраслевые программы и дополнения к 1С
- Книги, учебные и методические материалы 1С

Общее

- Личный кабинет
- Часто задаваемые вопросы
- Заказать презентацию
- Купить в вашем регионе
- Форум
- Сертифицированные курсы по программам 1С
- Сертифицированные курсы по программам КАМИН
- Обучение партнеров
- Повышение квалификации для бухгалтеров
- Бухгалтерские курсы
- Сертификация
- Тренинги по продажам
- Расписание УЦ КАМИН
- Курсы для школьников
- Сведение об образовательной организации

Copyright © 1992-2017, «КАМИН». Все права защищены. | г. Калуга, пер. Теренинский, д.6а | Тел./факс: +7 (4842) 27-97-22 | Линия консультаций: +7 (4842) 27-97-44