Далеко не все собственники бизнеса разбираются в бухгалтерии. Мечта едва ли не любого руководителя – найти надёжного бухгалтера, благодаря которому можно не вникать в бухучёт.
Но совсем не контролировать деятельность бухгалтера нельзя. Одни руководители предпочитают доверять своему сотруднику, другие передают ведение бухгалтерии аутсорсинговым фирмам. Но при любом варианте важно не доверять «слепо». Как гласит одна из поговорок: «Доверяй, но проверяй».
В некоторых компаниях работа рядового персонала контролируется тщательнее, чем работа бухгалтера. А ведь он – одна из ключевых фигур в любой организации. И от его работы зависит наличие или отсутствие претензий со стороны контролирующих органов и бизнес-партнёров. Проверить работу большинства сотрудников не сложно, но вот оценить правильность ведения бухгалтерского учёта можно не всегда и не так быстро. Внешне может казаться, что документы в порядке, отчётность сдана, налоги заплачены. Но потом оказывается, что налоги заплатили не те или не по тем реквизитам, а отчётность сдали не ту или не сдали вовсе.
На первый взгляд, не обладая определёнными знаниями в данной сфере, контроль бухучёта может показаться довольно сложной задачей. Но бояться этого не стоит. Воспользуйтесь несложными советами, которые помогут уберечь свой бизнес от потерь.
1. Для того чтобы контролировать расчётный счёт, нужно усложнить процедуру перевода денег. Лучше, чтобы деньги уходили только после подписи руководителя. В настоящее время есть варианты создания двух ключей электронной подписи: один у бухгалтера, а второй (основной, без подписи которого деньги никуда не уйдут) – у руководителя.
2. Даже если приходится подписывать большое количество платёжек, нельзя подписывать их списком. Лучше потратить чуть больше времени, но просмотреть каждую и проверить какие суммы и куда перечисляются.
3. Если из кассы были взяты деньги, то обязательно это должно быть зафиксировано и должны быть приложены подтверждающие документы.
4. Если производилась выдача денег «под отчёт», обязательно должны быть составлены авансовые отчёты. Это достаточно сложный документ, требующий бухгалтерских знаний. Но руководитель всегда может проверить, подписывал он эти отчёты или нет. Также нетрудно посмотреть, какие чеки и на какие расходы туда приложены.
5. Если на предприятии учёт ведётся в автоматизированном режиме, то попросите бухгалтера сформировать оборотносальдовую ведомость на произвольную дату. В документе не должно быть отрицательных остатков сумм, которые выделены красным цветом.
6. Периодически нужно проверять остатки товаров на складе, только не по фактическому количеству, а по учёту. При этом не должно быть отрицательных остатков. Такая ситуация может возникнуть, если продали больше, чем купили. Полученные результаты также отразятся в бухгалтерском балансе, который потом идёт в налоговые органы.
7. Уточните у бухгалтера сроки сдачи отчётов своей организации. За несвоевременную сдачу отчётности могут быть наложены штрафы. Или же при частой отправке «корректировок» можно вызвать вопросы и пристальное внимание со стороны контролирующих органов.
8. Старайтесь контролировать оплату налогов. Они должны быть оплачены вовремя, чтобы не пришлось потом дополнительно оплачивать пени. Раз в год запрашивайте сверку с налоговой и просматривайте отчёт.
Руководителю важно быть в курсе финансовой деятельности организации. Если в ходе данных советов возникнут опасения, то можно воспользоваться консультациями и помощью специалистов, в том числе для проведения независимого аудита. Например, можно обратиться к нам в «1С:БухОбслуживание. Центр учёта».
Марина Волошина, Специалист отдела «1С:БухОбслуживание»
