Техническое задание, как ответ на вопросы «что делать» и «кто виноват»

Вместо эпиграфа

— Всё сделано в полном соответствии с Вашим ТЗ.

— Но мы думали, что ТЗ — это точка зрения. И их у нас уже несколько.

     Начнём с главного. Что же такое техническое задание и зачем и когда оно нам нужно. Техническое задание – это документ, который берётся за основу при разработке любого проекта. Мы бы даже сказали, что это документ, который должен возникнуть первым при начале любого дела и любого сотрудничества. И совершенно не важно, какой сложности и величины задание, что конкретно вы заказываете исполнителю: сайт или внедрение программного продукта, первое, что должен спросить у вас исполнитель – это чёткое и понятное ТЗ. Если перед заключением договора в разговоре с вами даже слова такого не возникает, то даже продолжать разговор не стоит (подробнее о том, как выбрать компанию для внедрения программы мы поговорим в одном из следующих номеров). И это надо не исполнителю! Нет! Совсем наоборот! Чем более расплывчатое ТЗ будет подготовлено, тем больше у исполнителя шансов «впарить» вам лишние работы, дополнительные услуги. Больше вероятность возникновение тех самых пунктов, которые в договоре обычно формулируют «Дополнительные работы оплачиваются отдельно». Техническое задание в первую очередь нужно заказчику, чтобы потом исполнитель работал не на честном слове. Чем чётче будет сформировано ТЗ, тем ближе финальный результат будет к тому, что вы рисовали себе в ваших самых радужных мечтах. Именно поэтому и нежелательно отдавать составление ТЗ на откуп исполнителю. Ведь это ваша мечта! Кто, кроме вас сможет её лучше описать? Кроме того, техническое задание – это документ, по которому вы впоследствии будете принимать сделанную работу. И если что-то не будет выполнено, то при обосновании претензии достаточно указать на соответствующий пункт. Да и вам самим будет проще, подписывая акт, сравнить всё с тем перечнем работ и задач, которые были указаны в первоначальном ТЗ, чтобы вспомнить всё.

     Итак, на что же обратить внимание при составлении технического задания. Даже если у вас не очень сложный и не очень специфичный проект, всё равно в вашем техническом задании обязательно должен быть словарь терминов и определений. Почему это важно. Да просто потому, что даже когда вам кажется, что вы с исполнителем понимаете друг друга с полуслова, всё равно, при ближайшем рассмотрении, окажется, что обязательно найдутся слова, фразы или обороты речи, которые вы понимаете по разному. И не надо этого стесняться. Проигрывает обычно не тот, кто проговаривает и формулирует даже самые обычные с его точки зрения слова, а тот, кто этого не делает. Кстати, этот пункт обязателен для обеих сторон. Поэтому не надо стараться казаться умным. Лучше попросите вашего исполнителя включить в этот словарь все его определения. А ещё лучше – составьте его вместе. Лишний повод обсудить будущий проект. Это далеко не лишняя трата времени, потому что известны случаи, когда отсутствие понимания в терминах привело к срыву сроков более чем на месяц. Что на ваш взгляд дороже: 2-3 часа работы двух человек или целый месяц работы команды?

     Абсолютно не имеет значения: отдаёте вы данному конкретному исполнителю весь проект целиком или только его часть. Всё равно в техническом задании нужно указать, какие цели у Вашего проекта в целом, для чего он создаётся, как будет работать, что должно быть в конечном результате. Делая это, вы, во-первых, избавляете себя от вопросов, которые вам кажутся неважными, но на самом деле могут являться ключевыми на любом этапе. Во-вторых, будет проще добиться того, чтобы все составляющие проекта, в конечном итоге, работали слаженно и вместе, а не изображали из себя всем известных рака, лебедя и щуку. В-третьих, этим простым действием вы получаете себе в союзники лишнюю голову (а то и не одну), в которых может родиться гениальная мысль, как улучшить ваш проект в целом.

      Если у вас есть примеры каких-то технических элементов, решений, функций, которые вам очень нравятся, и которые вы хотите иметь у себя, не забудьте описать их в техническом задании. Это и есть функциональные требования. Что же касается условий, как и с помощью чего должно быть это решено, т. е. специальных требований. Если у вас нет никаких жёстких ограничений по этому поводу (совместимость с определённой программой или оборудованием, например), то лучше этот вопрос оставить на усмотрение исполнителя. И не забивать себе голову этими проблемами!

      Обязательно в техническом задании должны быть оговорены сроки выполнения. И это, пожалуй, один из основных пунктов. Но и здесь есть нюансы. Первое: есть правило при расчёте сроков, что максимальная загрузка человека составляет не более 80% от рабочего времени. Иначе вы рискуете нежданно-негаданно попасть в ситуацию форс-мажора, когда человек по независящим от него причинам просто не уложился в срок. Этот факт вы можете проверить даже на себе. Попробуйте целый рабочий день заниматься только рабочими делами: без чая-кофе, перекуров-перерывов и тому подобных мелочей. Вы увидите, что это практически невозможно. И большая часть несвоевременного выполнения работ происходит именно по этой причине. Поэтому всегда берите с небольшим запасом, чтобы скорость исполнения не повлияла на качество. И второй очень важный момент. Не забудьте запланировать время ваше и ваших сотрудников на всевозможные проверки, подбор и предоставление данных, тестирование и приём работ. Это тоже очень важный этап любого проекта, без которого он просто не может состояться. И самая распространённая ошибка среди заказчиков. А заодно и самая частая ловушка от исполнителей. Если вам говорят: «Мы всё сделаем сами. Вам ничего не придётся делать», это может означать только два варианта: либо вам пытаются «подсунуть» типовой безликий проект без ваших особенностей и нюансов, который потом придётся всё равно доделывать или просто списывать выкинутые деньги. Либо вам включат работу, с которой справится любой оператор-студент по цене высококвалифицированного специалиста. Вам как больше нравится?

      Ну и конечно не забудьте прописать всё, что касается отчётности и ответственности.

      В заключение хотим привести 3 правила, которые позволят составить действительно работающее техническое задание.

1. ТЗ должно быть детальное, но без воды. Описывайте максимально подробно каждый элемент, пункт, кнопку, но не надо писать пространных эссе на тему «Как вы пришли к такой мысли». Всё чётко и по делу.

2. Ваше техническое задание – это не догма, а лишь один из возможных вариантов исполнения задач. Если в процессе выполнения проекта вы поняли, что время требует других решений, не бойтесь подписывать дополнительные соглашения с уточнениями к первоначальному ТЗ. Но не увлекайтесь этим процессом. Всегда взвешивайте своё решение на весах целесообразности и полезности.

3. Чтобы было проще выполнить два предыдущих пункта, возьмите за основу третье правило. Окончательное техническое задание (вопреки тому, что мы написали в начале этой статьи) – это плод коллективного творчества вас и ваших исполнителей. Не стесняйтесь советоваться с профессионалами и что-то оставлять на их усмотрение.

Удачи вам во всех ваших проектах!

                                                                                                                                                                      183 ТЗ

Опрос
Всего 3 простых вопроса

Продолжая использовать наш сайт, вы даете согласие на обработку файлов cookie и пользовательских данных в целях функционирования сайта, проведения ретаргетинга и статистических исследований, обзоров. Если вы не хотите, чтобы ваши данные обрабатывались, покиньте сайт.

Принять