Наши читатели наслышаны о «1С:Документообороте», его функциях, возможностях. Однако мало кто задавался вопросом, а как же происходит процесс внедрения проекта?
Какие существуют предпосылки для него?
В этой статье мы расскажем как происходит процесс внедрения «1С:Документооборот» на примере одной из ведущих российских компаний в области энергетического машиностроения – «АЭМ-технологии».
Предпосылки
Динамичное развитие «АЭМ-технологии» требовало унификации процессов, единых подходов к методологии ведения нормативно-справочной информации и реализации механизма поддержки принятия управленческих решений. Важными стратегическими задачами стали:
- создание сквозных процессов для своевременного принятия управленческих решений;
- систематизация деятельности сотрудников и получение необходимой информации в любой момент времени;
- повышение исполнительской дисциплины;
- организация среды для совместной работы сотрудников.
Процесс внедрения
Работы по проекту выполнялись в несколько этапов:
1. Проект стартовал в управляющей компании. Первый контур охватил сто сотрудников. Автоматизировали работу с входящей и исходящей корреспонденцией, работу с договорными документами. Подготовили процессные инструкции для сотрудников, положение по электронному документообороту, положение о договорной работе.
2. К проекту присоединилась производственная площадка «Петрозаводскмаш» и её управляющий состав. Были автоматизированы основные процессы: согласование и ознакомление с приказами, исполнение протоколов совещаний.
3. К работе в системе присоединилась производственная площадка «Атоммаш» в Волгодонске. Автоматизировали сквозные процессы между всеми территориально-распределенными филиалами компании. «1С:Документооборот» интегрирован с системами «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Управление производственным предприятием».
4. Запустили комплексные процессы (согласование договоров, прохождение технико-коммерческих предложений, согласование закупочных процедур и претензионная работа), систему управления проектами.
5. Осуществлен переход на «1С:Документооборот» редакции 2.0 и платформу «1С:Предприятие 8 КОРП», повышена производительность системы. Поддерживается требуемый уровень стабильности работающей системы.
Результаты проекта
Комплексная информационная система охватывает все производственные площадки и подразделения «АЭМ-технологии».
Пользователями системы являются более 3 500 человек – управляющий состав, сотрудники производственных подразделений, контроля качества, конструкторских подразделений.
Всего в системе автоматизировано более 30 комплексных процессов компании, создано более 400 000 задач. Охвачены все процессы организационного документооборота компании:
- обработка входящей и исходящей корреспонденции;
- формирование и контроль исполнения служебных записок;
- регистрация и исполнение приказов и распорядительных документов;
- проведение закупочных процедур;
- согласование договоров с использованием типовых шаблонов;
- согласование технико-коммерческих предложений;
- подписание авансовых отчётов;
- контроль исполнительской дисциплины;
- формирование ключевых показателей эффективности;
- тестирование сотрудников;
- мониторинг проекта «Ценности Росатом»;
- приём, увольнение сотрудника.
Сотрудники работают и через веб-интерфейс в привычных браузерах, и на мобильных устройствах при помощи мобильного приложения для «1С:Документооборота».
По материалам www.v8.1c.ru