Печать
Просмотров: 2598

      Мы продолжаем разбирать самые распространённые ошибки при внедрении СЭД. Первые пять пунктов в декабрьском выпуске НоК №187.

      6. СЭД – хорошая вещь, но не для всех

      Привычка – вещь сильная: не все могут понять, что работа с бумажными документами – прошлый век. Люди, которые всю жизнь разгребают бумагу, могут не оценить эту дьявольскую машину. Им не объяснишь, что СЭД ускоряет работу, делает её эффективней. Так что же делать, если вы уже заключили договор, установили систему, а сотрудники игнорируют её?

      Такие вещи стоит обдумать заранее. Стоит объяснить сотрудникам для чего это нужно, расписать все плюсы работы в программе до установки системы. Если же СЭД уже находится в работе, то сила убеждения здесь не поможет. Поставьте пользователя в такое положение, в котором он сам осознает, что новая система ему необходима.

      Кроме того, помните о том, что к неопытному сотруднику программа должна быть приветлива – в конце концов, ему ещё не приходилось сравнивать привычный и электронный документооборот.

      Из этого вытекает следующий пункт.

      7. Научите, пока не поздно

       Помогите своему сотруднику – научите его пользоваться СЭД. Самообучение, конечно, хорошо, но в этой ситуации может создать ряд лишних проблем и затормозить работу всей компании.

      Если вы рассчитываете получить максимум пользы от документооборота и улучшить работу сотрудников при помощи внедрения электронного документооборота, то, однозначно, не стоит терять от 25% до 95% возможностей программы, о которых пользователи просто не будут знать. Кроме того, помните, работники могут уволиться, если их что-то не устраивает. Например, сложная и незнакомая программа. А всему виной экономия на обучении сотрудников.

       8. Один в поле не воин

       Как показывает практика, внедрять СЭД изолированно от других систем – плохая идея.

       Интеграция с учётными системами в большинстве случаев идёт по умолчанию. Так ведь гораздо удобнее, когда СЭД автоматически взаимодействует с остальными программами, повышая продуктивность работы сотрудников.

       Системы автоматизации бизнеса поддерживают экспорт данных в форматы Word/Excel/PDF, которые затем могут загружаться в СЭД для ознакомления или архивации. Благодаря этому современная система документооборота вполне может исполнять роль единого хранилища документов организации.документооборот

       Во избежание жалоб сотрудников о том, что им приходится выполнять лишнюю работу, а СЭД оказалась неэффективной, лучше не пренебрегать возможностью интеграции. В такой ситуации изоляция приведёт лишь к неудобствам.

       9. Анархия – это не мать порядка

       Подчинённый поставил задачу руководителю? Документ ушёл не в тот отдел? Не выдержан регламент работы, поставленной в документообороте? Это нормально, когда сотрудники ещё не привыкли к работе и лишь знакомятся с системой. Однако нельзя позволять этому процессу «тестирования» длиться слишком долго.

       Опытные вендоры, которые любят своих клиентов и желают им добра, как правило, предлагают уже разработанный регламент работы со своей СЭД в рамках пакета услуг по внедрению. Типовое положение об электронном документообороте в организации кратко описывает порядок работы с основными функциями любой СЭД. При необходимости его несложно переписать «под себя» и своих сотрудников.

       10. Не забывайте о мобильности

       К сожалению (или к счастью) условия бизнеса требуют от нас быть всегда и везде на связи, в любой момент выполнить поставленную задачу. Зачастую, от оперативности сотрудника зависит темп работы его коллег, поэтому он должен всегда быть в системе своей организации.

       Если ваши сотрудники уже привыкли работать через гаджеты, то возвращаться за ПК при малейшей необходимости для них станет самым настоящим наказанием. Бизнес–процессы будут идти медленнее.

       11. Не ограничивайте использование системы отделом ДОУ

       Любой продукт хорош тогда, когда его ресурсы используют по максимуму. Также и с документооборотом: чтобы он оправдывал себя и работал 100% эффективно, нельзя зацикливать его на одних делопроизводителях.

       Существующие СЭД успешно автоматизируют контрольно-учётную функцию канцелярии, ускоряют обработку документов – сканирование, регистрацию, поиск, передачу, печать и так далее, уменьшают потерю документов, однако процессы создания самих документов (создание, согласование, утверждение) останутся за кадром, если ограничить область действия системы только отделом ДОУ.

       Не охваченными останутся и процессы, следующие по итогам утверждения документа – назначение задач сотрудникам и контроль их исполнения. Между тем, современные СЭД содержат функционал, способствующий принятию управленческих решений и контролю за их исполнением. Этот функционал входит в стандартный пакет любой СЭД, и грех не использовать то, на что потрачены средства.

      12. Не пропускайте обновления

       Мало купить машину – её ещё и поддерживать нужно в хорошем состоянии. С СЭД то же самое. Необходимо постоянно обновлять систему, исправлять ошибки в работе. Если не выполнять этот пункт, есть риск через некоторое время выделить бюджет на новую СЭД. Вам это нужно?

       Перевод системы в постоянную работу – наиболее тяжёлая часть проекта. В процессе осуществления электронного документооборота у заказчика постоянно возникают различные нюансы, которые поставщику приходится парировать «на лету» постоянными обновлениями.

       Поэтому важно, чтобы как минимум в первые полгода-год после внедрения системы вендор обязался предоставлять вам исправления ошибок и изменения по вашему требованию, а также поддерживать систему в стабильном состоянии. Продление договора на поддержку также гарантирует вам своевременные обновления – эти два пункта взаимосвязаны.

 

 (Продолжение следует...)

 По материалам: www.docflow.ru