Эффективность руководителя организации, её работников зависит от целого ряда факторов, которые включают в себя наличие специализированных управленческих навыков и методик. Одним из важнейших инструментов, влияющих на эффективность работы, является использование системы электронного документооборота (СЭД).

    Использование корпоративной информационной системы — это, в первую очередь, помощь и координация при планировании рабочего времени руководителя. Если раньше этим занимались помощники и секретари, то сейчас во многих организациях высшее руководство старается работать полностью самостоятельно, оставляя за секретарём только коммуникативные функции и организацию документооборота.

    Очевидно, что современная СЭД должна обеспечивать и возможность оказания помощи руководителям всех уровней, в том числе давать им возможность работать максимально эффективно. Как же именно может помочь корпоративная информационная система в аспекте эффективной работы управленца? Безусловно, обеспечивая поддержку управленческих процессов, планирования и управления.

    Фактически топ-менеджеры присутствуют на рабочем месте относительно небольшой отрезок времени в течение рабочего дня. Поэтому, для обеспечения их возможностью взаимодействовать с информационной системой в любое время и в любом месте, последняя должна иметь мобильные интерфейсы: для смартфона и планшета. Причём, поскольку смартфон менее удобен для работы с документами, то для рассмотрения проекта документа перед его согласованием либо утверждением в системе электронного документооборота должен быть обязательно предусмотрен интерфейс СЭД для планшета.

    Планшетный интерфейс СЭД должен давать возможность планировать рабочее время, в том числе не только личное, поэтому он должен обеспечивать руководителя корпоративной электронной почтой, общей адресной книгой и, что немаловажно, календарями. Электронная почта является одним из ключевых инструментов, позволяющих не только работникам/контрагентам, но и системе электронного документооборота направлять сотрудникам письма, информирующие последних о каких-либо процессах, затрагивающих их в текущий момент времени.

    Немаловажной функциональностью СЭД, востребованной руководителями среднего и высшего звена, является поддержка механизмов директивного менеджмента и коллегиального управления.

    Инструментарий директивного менеджмента для руководителя включает возможность постановки исполнителям поручений с последующим контролем их исполнения. Таким образом, в рамках планшетного либо мобильного интерфейса у руководителя должна быть возможность:

• создавать поручение, формулировать задачу, устанавливать исполнителей и срок исполнения;
• контролировать исполнение поручения по существу (исполнение по срокам контролируется самой системой), снимать поручение с контроля.

    При адекватно проработанном интерфейсе пользователя планшет обеспечивает возможность практически постоянного взаимодействия с руководителем вне зависимости от места его нахождения в течение рабочего дня.

    Отдельным значимым фактором является наличие планшетного интерфейса для автоматизации коллегиальной деятельности: собраний, совещаний, коллегий.

    Не секрет, что во многих случаях руководители высокого уровня знакомятся с повесткой дня совещания, вопросами и сопроводительными документами к ним, лишь по пути на это самое собрание. Таким образом, прямое взаимодействие с корпоративной информационной системой в этот момент поможет сделать это ознакомление значительно более эффективным, как результат — повысить качество принимаемых коллегиальным органом управленческих решений.

    При этом секретари, помощники руководителей могут быть уверены, что все материалы, вносимые ими в СЭД при подготовке совещаний, будут доступны руководству когда и где бы они не находились, что также обеспечивает положительное влияние на качество принимаемых коллегиальных решений.

    Таким образом, руководство организаций получает в свои руки мощнейшие инструменты, позволяющие интегрировать автоматизированный документооборот практически во все виды деятельности современной организации, предоставляя тем самым новые подходы к управлению эффективностью работы и гарантируя организации достижение её стратегических целей.

    Подсистемы бизнес-анализа, возможности дистанционного доступа к СЭД и прочий инструментарий повышения эффективности управленческой деятельности в настоящий момент ещё не являются обязательными для большинства рыночных документно-ориентированных систем, однако, учитывая, что на эти инструменты присутствует устойчивый рыночный спрос, вопрос их появления в арсенале практически каждого российского вендора СЭД — это вопрос ближайшего будущего.

    Если вы решили начать использовать в своей работе систему электронного документооборота, то вам поможет программный продукт «1С:Документооброт 8», в котором прекрасно реализован весь вышеизложенный функционал.

    «1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределённая холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, конфигурация легко может быть настроена и адаптирована под специфику именно вашей организации.

По материалам электронного журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера»