Довольно часто владельцы бизнеса задают мне вопрос о том, какую программу выбрать для автоматизации учёта на предприятии. Однако, на встречный вопрос, какую цель будет решать данная система или, проще говоря, для чего она нужна, нередко получаю следующие ответы:
- У других же (конкурентов, партнёров) есть, и мне надо!
- Наша фирма уже «большая», пора вводить систему автоматизации.
- 21 век на дворе, а «вручную» учёт вести как-то не современно!
На самом деле, внедрять систему автоматизации учёта, как и любую другую систему, нельзя, пока руководители, собственники или управленцы не дадут ответа на следующие вопросы:
- Что, собственно, даст появление такой системы бизнесу?
- Какие плюсы и минусы возникнут у предприятия после появления системы автоматизации?
Если ответов на эти вопросы нет, то приступать к процессу автоматизации пока рано. Ведь нужно учитывать тот факт, что внедрение серьёзной системы, которая затронет все участки организации, достаточно затратное мероприятие, как с финансовой стороны, так и с нематериальной.
Какие преимущества и задачи решает система автоматизации учёта?
Во-первых, наличие системы автоматизации в организации позволит с наименьшими затратами справиться с трудностями, возникающими на этапе активного развития (масштабирования бизнеса). Её отсутствие существенно тормозит рост компании. При этом потребуются существенно большие дополнительные затраты по сравнению с тем, если бы система уже была внедрена. Другими словами, если у предприятия намечается рост, то наличие системы автоматизации поможет ускорить этот рост и сократить затраты связанные с ним. Но, если масштабирования компании не предвидится, то ошибочно считать, что её внедрение решит все проблемы. Например, если рынок сокращается, то никакая система автоматизации Вам в этом не поможет.
Во-вторых, наличие системы автоматизации обеспечивает дополнительную устойчивость бизнесу, обеспечивая его привязку к процессу (регламентации работ и процессов), а не к человеку. Приведу знакомый многим пример из жизни салонов красоты и парикмахерских. Очень редко в таких заведениях ведётся база данных клиентов (а зря!!!), сами клиенты обращаются напрямую за услугой к специалисту, а не в салон. В результате, когда сотрудник «уходит», вместе с ним уходят и все его клиенты – ведь в салоне не принято хранить контактную информацию по клиентам.
В-третьих, это экономия затрат, связанных с набором нового персонала, автоматизация ручных операций. Наверно, это самый очевидный и понятный пункт: автоматизация позволяет уменьшить «ручной труд» и, как следствие, снизить потребность в увеличении штата сотрудников.
В-четвёртых, повышение эффективности работ за счёт регламентации процессов, делегирования и контроля. Наличие системы автоматизации приводит к регламентации бизнес-процессов компании. Руководству проще делегировать ответственные участки работ подчинённым. Автоматизация бизнес-процессов повышает контроль правильности выполнения тех или иных работ. Приводит к снижению числа ошибок, связанных с «человеческим фактором», а зачастую полностью их исключает. В качестве примера, можно привести бизнес-процесс продажи, который в некоторых системах учёта позволяет выстроить всю цепочку последовательных действий с клиентом от первого обращения до этапов реализации и послепродажного обслуживания.
Конечно, существуют и другие примеры, когда внедрение системы автоматизации учёта приносит существенную пользу организации. Однако, прежде чем приступить к выбору того или иного программного решения, следует ответить на главный вопрос: какая цель будет достигнута, какая значимая задача будет решена, какую выгоду получит ваша организация после внедрения системы автоматизации? Получить ответы на ваши вопросы, связанные с автоматизацией предприятия, вы можете, обратившись в фирму КАМИН.
Андрей Ланьшин, руководитель центра разработки фирмы КАМИН