Подавляющее большинство людей, даже далёких от работы в офисах или от знаний компьютера, при вопросе, что такое электронный документооборот, дадут более или менее правильный ответ. Но это вряд ли произойдет, если спросить, что такое система электронного документооборота.
Чтобы дать исчерпывающее объяснение этому термину, стоит обратить своё внимание на то, каким образом принято подразделять электронный документооборот на виды:
- документооборот производства;
- документооборот управления;
- архивный документооборот;
- документооборот бухгалтерии;
- складской документооборот;
- секретное и конфиденциальное делопроизводство;
- технический и технологический документооборот;
- другие виды.
Вполне естественно, что для каждого вида документооборота существует своя система.
Система электронного документооборота (СЭД) — это автоматизированная система работы с документами на протяжении всех стадий их существования. В стандартную СЭД входят электронный архив и система, автоматизирующая все деловые процессы.
Основные задачи СЭД
В качестве основных задач, стоящих перед СЭД, выступают следующие функции:
- система электронного документооборота должна обеспечивать эффективность управления, которая достигается автоматическим контролем выполнения и прозрачностью всей деятельности компании;
- СЭД должна поддерживать все системы контроля над качеством, кроме того, она также должна осуществлять поддержку накопления, управления и доступа к данным;
- СЭД должна обеспечивать кадровую гибкость, которая достигается большей формализацией деятельности каждого сотрудника компании, и обеспечивать хранение всей предыстории деятельности сотрудников;
- СЭД должна оптимизировать все бизнес-процессы, выявлять «горячие точки» в деятельности компании, вести её протоколирование;
- СЭД должна полностью исключить любые бумажные документы, находящиеся во внутреннем обороте компании;
- СЭД должна обеспечить экономию ресурсов компании, достигаемую вследствие уменьшения расходов на хранение и управление потоками бумажной документации.
Критерии выбора СЭД
Мы уже упомянули, что для каждого из направлений деятельности компании существует своя разработанная СЭД. Кроме того, имеется несколько самых распространённых моделей СЭД. Так по каким признакам выбирать ту или иную систему электронного документооборота?
Выбираемая система должна отвечать нескольким наиболее важным критериям, а именно:
– требованиям, предъявляемым к объёму хранения информации. В данном случае, рекомендуется остановить свой выбор на той системе, которая осуществляет поддержку иерархического структурного хранения. Это обусловлено тем, что такая система позволяет сохранять активно используемые документы на быстрых дорогостоящих носителях, и одновременно с этим, система хранит редко используемую документацию на более медленных и дешёвых носителях. Причём система сама определяет частоту использования того или иного документа;
– требованиям, предъявляемым ко времени, в течение которого тот или иной документ должен быть сохранён. Если в компании имеются документы, чей срок хранения определён свыше 10 лет, имеется возможность организовать работу параллельного архива, посредством использования микрофильмов.
Помните, что при внедрении СЭД представляется очень важным доведение до сознания всех сотрудников, что данное мероприятие ни в коем случае не означает ненужность персонала, а наоборот – обеспечение возможности производства работы на более высоком качественном уровне.