Печать

В этой статье речь пойдёт об особенностях внедрения систем электронного документооборота (СЭД) в зависимости от видов деятельности организаций. Мы остановимся лишь на некоторых видах предприятий, наиболее интересных с точки зрения внедрения СЭД.

 

Промышленность

При внедрении СЭД на промышленном предприятии мы в первую очередь анализируем возможность и необходимость её интеграции с АСУ, с системами САПР и другими компонентами автоматизации. Это связано с тем, что многие сотрудники таких предприятий по роду деятельности совмещают работу с «обычными» документами (например, заказ-наряд, табель и др.) и с инженерными документами (чертежи и т. д.), и все это — при выполнении функций оперативного управления. Некоторые системы содержат специальные средства для осуществления такой интеграции.

Во многих сферах деятельности, связанных с высокой ответственностью участников технологического процесса за результат (военная, медицинская и т. д.), существует необходимость документировать выполнение каждого этапа выполняемого процесса. СЭД в таких случаях должна позволять осуществление «разбора полётов» даже по прошествии нескольких лет. Для этого должна быть возможность откатить ситуацию к любому моменту в прошлом, чтобы получить «срез» на этот момент времени. Для некоторых видов производства, в особенности при интеграции с АСУ, требуется поддержание достаточно высокого уровня оперативности работы системы и её отказоустойчивости.

Государственные ведомства

Для государственных ведомств характерны большая территориальная разобщённость (региональная структура), сложная иерархия управления с множеством ступеней, недостаточная обеспеченность электронными коммуникациями, слабая стандартизация уже имеющихся информационных технологий.

Вместе с тем при внедрении СЭД в государственных органах необходимо учитывать высокие требования к обеспечению безопасности данных и ограничения доступа. Поэтому работу по внедрению СЭД в государственных органах мы начинаем с небольшого пилотного проекта. «Пилот» – это прототип системы, который не реализует всю требуемую функциональность. Его задача - выявить эффект от внедрения системы и принять решение о внедрении, выработать базис для составления проекта реальной системы, составить полный план работ по разработке и внедрению, план внедрения. В зависимости от масштабов и подходов «пилот» может стоить до 10% от конечной стоимости системы. Только тщательно подготовив плацдарм, отработав все решения, найдя понимание у руководства организации, получив гарантии финансирования, заказчик и компания-консультант могут приступать к широкому внедрению.

Крупные коммерческие предприятия

Для крупных коммерческих предприятий характерны следующие особенности.

При нынешней тенденции к созданию производственно-финансовых конгломератов часто встаёт проблема территориальной разобщенности, разнородности различных частей структуры, имеющих каждая свою предысторию. Причём эта разнородность проявляется как в организационной структуре и бизнес-процессах, так и в информационной инфраструктуре. На всё это накладывается децентрализация управления. Многие, даже ключевые вопросы решаются на местах и не выносятся на уровень центрального аппарата управления. Это приводит к сложностям с внедрением единых технологий, но в то же время их внедрение - это и "повод", и инструмент, позволяющий постепенно изжить эти недостатки.

Еще одна особенность коммерческих предприятий - переоценка менеджментом уровня своей квалификации в области информационных технологий. Многие из молодых управляющих в "прежней жизни" были студентами технических вузов, часто даже программистами. Хорошо это или плохо? Заинтересованность менеджмента в проекте очень важна для его успешной реализации, но, с другой стороны, знания и опыт специалистов по внедрению СЭД именно в этой области превосходят ваш (иначе бы вам не потребовались их услуги). Поэтому мы рекомендуем в принятии технологических решений в большей степени положиться на компанию-консультанта.

Ещё одна специфика нынешнего момента - неготовность многих предприятий делать стратегические вложения, даже когда их необходимость явно назрела. Они стремятся обойтись полумерами в ожидании "лучших времён". При минимальной инвестиционной активности в стране такая стратегия вполне оправдана, однако для выживания необходимо повышать эффективность работы предприятия. Поэтому нужен поиск компромисса. Тем более что при пассивном поведении эти самые «лучшие времена» для предприятия могут так никогда и не наступить.

 «Производители документов»

Под эту категорию подпадают предприятия, которые интенсивно создают документы (консалтинговые компании, юридические конторы, издательства и другие). Они могут быть как крупными, так и небольшими.

Что характерно для них? Самая распространённая особенность: сложность задачи не сочетается с финансовыми возможностями организаций. Им нужны недорогие, но при этом достаточно функциональные системы. Можно сказать, что такого рода предприятиям СЭД очень нужны, так же, например, как заводам станки. Нередко в таких организациях нет выделенных отделов информационных технологий, с которыми можно взаимодействовать для формализации требований к системе (мы предполагаем, что такой отдел в каком-то объёме выполняет работы по обследованию своего предприятия и описанию его бизнес-процессов). В этом случае аналитикам компании-консультанта приходится общаться чуть ли не со всеми сотрудниками заказчика. При этом персонал занимается разносторонней деятельностью, которая трудно формализуется. Все эти проблемы решаются выбором правильной системы, и мы готовы в этом помочь.

Промышленность

При внедрении СЭД на промышленном предприятии мы в первую очередь анализируем возможность и необходимость её интеграции с АСУ, с системами САПР и другими компонентами автоматизации. Это связано с тем, что многие сотрудники таких предприятий по роду деятельности совмещают работу с «обычными» документами (например, заказ-наряд, табель и др.) и с инженерными документами (чертежи и т. д.), и все это — при выполнении функций оперативного управления. Некоторые системы содержат специальные средства для осуществления такой интеграции.

Во многих сферах деятельности, связанных с высокой ответственностью участников технологического процесса за результат (военная, медицинская и т. д.), существует необходимость документировать выполнение каждого этапа выполняемого процесса. СЭД в таких случаях должна позволять осуществление «разбора полётов» даже по прошествии нескольких лет. Для этого должна быть возможность откатить ситуацию к любому моменту в прошлом, чтобы получить «срез» на этот момент времени. Для некоторых видов производства, в особенности при интеграции с АСУ, требуется поддержание достаточно высокого уровня оперативности работы системы и её отказоустойчивости.

Государственные ведомства

Для государственных ведомств характерны большая территориальная разобщённость (региональная структура), сложная иерархия управления с множеством ступеней, недостаточная обеспеченность электронными коммуникациями, слабая стандартизация уже имеющихся информационных технологий.

Вместе с тем при внедрении СЭД в государственных органах необходимо учитывать высокие требования к обеспечению безопасности данных и ограничения доступа. Поэтому работу по внедрению СЭД в государственных органах мы начинаем с небольшого пилотного проекта. «Пилот» – это прототип системы, который не реализует всю требуемую функциональность. Его задача - выявить эффект от внедрения системы и принять решение о внедрении, выработать базис для составления проекта реальной системы, составить полный план работ по разработке и внедрению, план внедрения. В зависимости от масштабов и подходов «пилот» может стоить до 10% от конечной стоимости системы. Только тщательно подготовив плацдарм, отработав все решения, найдя понимание у руководства организации, получив гарантии финансирования, заказчик и компания-консультант могут приступать к широкому внедрению.

Крупные коммерческие предприятия

Для крупных коммерческих предприятий характерны следующие особенности.

При нынешней тенденции к созданию производственно-финансовых конгломератов часто встаёт проблема территориальной разобщенности, разнородности различных частей структуры, имеющих каждая свою предысторию. Причём эта разнородность проявляется как в организационной структуре и бизнес-процессах, так и в информационной инфраструктуре. На всё это накладывается децентрализация управления. Многие, даже ключевые вопросы решаются на местах и не выносятся на уровень центрального аппарата управления. Это приводит к сложностям с внедрением единых технологий, но в то же время их внедрение - это и "повод", и инструмент, позволяющий постепенно изжить эти недостатки.

Еще одна особенность коммерческих предприятий - переоценка менеджментом уровня своей квалификации в области информационных технологий. Многие из молодых управляющих в "прежней жизни" были студентами технических вузов, часто даже программистами. Хорошо это или плохо? Заинтересованность менеджмента в проекте очень важна для его успешной реализации, но, с другой стороны, знания и опыт специалистов по внедрению СЭД именно в этой области превосходят ваш (иначе бы вам не потребовались их услуги). Поэтому мы рекомендуем в принятии технологических решений в большей степени положиться на компанию-консультанта.

Ещё одна специфика нынешнего момента - неготовность многих предприятий делать стратегические вложения, даже когда их необходимость явно назрела. Они стремятся обойтись полумерами в ожидании "лучших времён". При минимальной инвестиционной активности в стране такая стратегия вполне оправдана, однако для выживания необходимо повышать эффективность работы предприятия. Поэтому нужен поиск компромисса. Тем более что при пассивном поведении эти самые «лучшие времена» для предприятия могут так никогда и не наступить.

«Производители документов»

Под эту категорию подпадают предприятия, которые интенсивно создают документы (консалтинговые компании, юридические конторы, издательства и другие). Они могут быть как крупными, так и небольшими.

Что характерно для них? Самая распространённая особенность: сложность задачи не сочетается с финансовыми возможностями организаций. Им нужны недорогие, но при этом достаточно функциональные системы. Можно сказать, что такого рода предприятиям СЭД очень нужны, так же, например, как заводам станки. Нередко в таких организациях нет выделенных отделов информационных технологий, с которыми можно взаимодействовать для формализации требований к системе (мы предполагаем, что такой отдел в каком-то объёме выполняет работы по обследованию своего предприятия и описанию его бизнес-процессов). В этом случае аналитикам компании-консультанта приходится общаться чуть ли не со всеми сотрудниками заказчика. При этом персонал занимается разносторонней деятельностью, которая трудно формализуется. Все эти проблемы решаются выбором правильной системы, и мы готовы в этом помочь.

Normal 0 false false false RU X-NONE X-NONE /* Style Definitions */ table.MsoNormalTable {mso-style-name:"Обычная таблица"; mso-tstyle-rowband-size:0; mso-tstyle-colband-size:0; mso-style-noshow:yes; mso-style-priority:99; mso-style-parent:""; mso-padding-alt:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt; mso-para-margin-top:0cm; mso-para-margin-right:0cm; mso-para-margin-bottom:10.0pt; mso-para-margin-left:0cm; line-height:115%; mso-pagination:widow-orphan; font-size:11.0pt; font-family:"Calibri","sans-serif"; mso-ascii-font-family:Calibri; mso-ascii-theme-font:minor-latin; mso-hansi-font-family:Calibri; mso-hansi-theme-font:minor-latin; mso-fareast-language:EN-US;}