Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года № 2004-ст с изменениями, внесёнными приказом от 25 мая 2017 года № 435-ст, утверждён национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» с датой введения в действие 1 июля 2018 года.

     Стандарт подробно регламентирует структуру и правила составления документов и бланков документов, в том числе: какие можно применять шрифты, какие делать интервалы между строками и отступы в строках, какие реквизиты должен содержать документ, какая должна быть структура бланков, где должна ставиться печать и т.п. 

     Печать организации нужно ставить на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством РФ. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» (место печати). 

     Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). 

     Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, например, «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год», и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. Об этом требовании нужно помнить выдавая работнику копию трудовой книжки или копии других документов. 

     Если документ подписан электронной подписью, то отметка об электронной подписи должна включать фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.