Что делать, когда сотрудники отдела продаж и бухгалтерии с трудом справляются с обработкой документации? Лучшее, что может сделать руководитель им в помощь – перейти на электронный документооборот и полностью отказаться от бумажных носителей.
В этой статье мы назовём вам 7 причин, почему лучше использовать электронный документооборот вместо стандартного бумажного.
Причина 1. Экономия на доставке. Сколько вы тратите на услуги почты и курьерской доставки? 1 000 рублей в месяц? Ещё больше? А базовые тарифы на работу в системе электронного документооборота начинаются от 1 500 рублей в год. Экономия налицо!
Причина 2. Закрывающие документы и договоры не потеряются. Отчётный период – тяжкое время, когда нельзя потерять ни одного акта или накладной. Менеджеры и бухгалтера тратят много времени на звонки контрагентам, поиски документов, а руководитель тем временем тратит деньги на курьеров. Документооборот разорвёт этот замкнутый круг.
Причина 3. Экономия времени для обмена документами. Россия – страна большая, а потому приходится работать с отдалёнными регионами. Но далеко не всегда письмо из Калуги без проблем дойдёт до Владивостока. Если вообще дойдёт. С электронным документооборотом договоры и документы подписываются электронной подписью. Они имеют юридическую силу, могут быть предоставлены в любой контролирующий орган. Что уж тут говорить о скорости обмена документами – она мгновенна!
Причина 4. ЭДО облегчит жизнь вашему бухгалтеру. Никто не застрахован от ошибок. Но ЭДО сведёт их к минимуму. Ваши сотрудники экономят время и занимаются нужной работой, вместо того чтобы руками вводить данные, напечатанные на многочисленных бумагах. Все данные заполнятся автоматически.
Причина 5. Не нужно выделять целую комнату на гору бумаг. Бумаги мало не бывает, а со временем её количество будет только расти. Электронные документы не занимают места. Вам останется только придумать, чем занять освободившиеся шкафы и помещения.
Причина 6. Документы защищены от ЧП. Вам ещё не приходилось восстанавливать бумажный архив после пожара или потопа? Вам очень повезло! Бумагу очень сложно, а иногда даже невозможно восстановить. Если же все документы хранятся в облаке в защищённом даже от прямого попадания атомной бомбы дата-центре, то после ЧП будет достаточно максимум купить новый компьютер (если уж совсем всё погибло) и можно начинать работать — данные всё равно останутся целы.
Риски и сложности при переходе на ЭДО
Основная проблема, пожалуй, заключается в том, чтобы перевести не только свою компанию, но и своих клиентов на систему электронного документооборота. Здесь уже нужно действовать по ситуации: кто-то готов приобрести электронные подписи для своих клиентов за свой счёт, так как это всё равно будет дешевле, чем отправлять им пакеты курьерской службой. Такой способ подходит для тех организаций, абонентская база которых составляет более 1 000 клиентов, а затраты на курьерскую службу превышают 100 000 рублей в квартал.
Более традиционный, но, вместе с тем, и более долгий способ – устные переговоры, а также приглашение контрагентов к участию в системе электронного документа через саму программу (рассылка приглашений). Тут важно помнить, что приглашать к электронному обмену нужно не только своих клиентов, но и поставщиков, для того, чтобы полностью исключить бумажную волокиту.
Но и у этой сложности есть небольшая хитрость, которая позволит сэкономить вам и деньги, и драгоценное время. На деле, как правило, оказывается, что у большинства ваших партнёров уже есть электронные подписи (ЭП). Для документооборота подходят и те ЭП, с помощью которых клиенты сдают налоговую и бухгалтерскую отчётность в ФНС через интернет, а таких сейчас подавляющее большинство.
Пользователям 1С в России повезло больше всего: для подключения и использования 1С-ЭДО необходимо иметь действующий договор информационно-технологического сопровождения (1С:ИТС) или приобрести пакет сервисов «СтартЭДО».
Подробнее можно узнать по телефону (4842) 27-97-22.