Хранение и уничтожение бухгалтерских и налоговых документов

В силу ст. 29 закона о бухгалтерском учёте, бюджетные организации обязаны обеспечить хранение ряда документов в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

О том, как правильно организовать работу, связанную с хранением указанных документов и их уничтожением по истечении срока хранения, мы и поговорим в статье.

 Определение срока хранения

Как известно, хранению подлежат такие документы: первичные учётные, финансовая отчётность, регистры бухгалтерского учёта. Стоит уточнить, что при определении срока хранения желательно исходить из правил организации государственного архивного дела. В связи с этим минимальный срок хранения обязательно должен составлять пять лет после отчётного года.

Следует рассмотреть сроки хранения отдельных видов документов. Например, годовая бюджетная отчётность и годовые отчёты по субсидиям должны храниться постоянно. Бюджетная отчётность с периодом квартал, а также полугодовые и квартальные отчёты по субсидиям хранятся 5 лет, месячная форма бюджетной отчётности — год.

Отметим, что расценивание сроков хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Напомним, что регистры бухгалтерского учёта могут храниться в электронной форме.

 По вопросу с документами налогового учёта

Согласно ст. 313 Налогового Кодекса Российской Федерации, подтверждением данных налогового учёта являются: первичные учётные документы, аналитические регистры налогового учёта, расчёт налоговой базы.

Отметим, что в течение четырёх лет налогоплательщики обязаны обеспечивать целостность данных бухгалтерского и налогового учёта, а также бумаг, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Налоговым кодексом может быть установлена другая продолжительность срока хранения отдельных документов. Например, в соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документы, которые подтверждают объём понесённого убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего периода на сумму ранее полученных убытков. По правилу, установленному п. 2 ст. 283 НК РФ, указанный срок оставляет 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором убыток был получен.

Таким образом, бюджетные организации, как и другие налогоплательщики, обязаны хранить данные налогового учёта и другие необходимые документы четыре года, если иные сроки не установлены законодательством.

 Организация хранения документов

Все бухгалтерские и налоговые документы хранятся централизовано — в архиве организации. Весь спектр бумаг до передачи их в архив организации должен храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или шкафах.

В компании должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов. Она занимается отбором и подготовкой документов к передаче на государственное хранение архивных фондов.

Экспертиза ценности документов проводится с целью отбора дел постоянного и временного хранения для передачи в архив, отбора дел с временными сроками хранения в структурных подразделениях, выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор бумаг проводится путём полистного просмотра дел, причём отбор документов только на основании заголовков дел не допускается.

Одним из вопросов, которым должна заниматься экспертная комиссия организации, является формирование номенклатуры организации. Номенклатура — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации. Она визируется руководителем архива или лицом, который является ответственным за архив. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения и основным учётным документом в делопроизводстве.186 Бюджет

 Утраченные документы

На практике возможны случаи, когда в силу разных причин документы утрачиваются. Это могут быть стихийные бедствия, пожары и т.д. Согласно п. 6.8 Положения о документообороте в случае пропажи или гибели первичных документов, руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин. Иногда для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Если же документы были утрачены, допустим, в пожаре, организации в срочном порядке необходимо получить подтверждение ЧП. В данном примере необходима справка пожарного надзора. Следует заметить, что законодательство не обязывает восстанавливать утраченные документы, но мы настоятельно рекомендуем вам сделать это.

 Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

В результате проведения экспертизы ценностей документов комиссия организации производит отбор актов, у которых истёк срок хранения. По его результатам составляется документ о выделении к уничтожению бумаг, которые в дальнейшем не подлежат хранению. Следует учитывать следующее:

  1. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истёк к 1 января года, в котором составлен акт.
  2. Отбор документов к уничтожению и составление акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
  3. Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются руководителем организации только после экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива описей дел постоянного хранения.
  4. После утверждения руководителем организации актов о выделении документов к уничтожению, дела передаются на переработку по приёмо-сдаточной накладной.

Должностные лица организации будут привлечены к административной ответственности, если будут зафиксированы нарушения по факту правил хранения документов. Статьёй 13.20 КоАп предусмотрено наложение административного штрафа в размере от 300 до 500 рублей или же предупреждение.

По материалам сайта 1С:ИТС

Опрос
Всего 3 простых вопроса

Продолжая использовать наш сайт, вы даете согласие на обработку файлов cookie и пользовательских данных в целях функционирования сайта, проведения ретаргетинга и статистических исследований, обзоров. Если вы не хотите, чтобы ваши данные обрабатывались, покиньте сайт.

Принять