Деловое письмо

     В прошлом номере нашей газеты мы рассказали о деловой переписке посредством электронной почты, о тех правилах этикета, которые необходимо соблюдать. Сегодня же речь пойдёт о письмах, которые отправляются в бумажном виде или в качестве приложений по электронной почте. Для них не только существуют общепринятые правила, но и разработаны стандарты. Конечно же, стандарты носят рекомендательный характер, но тем компаниям, которые ведут переписку в бумажном виде, я рекомендую с ними познакомиться.

184 деловое письмо     Эти правила изложены в документе ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В этом документе речь идёт о бланках писем организации и об обязательных реквизитах на них. Но не сказано, как написать само деловое письмо. Есть отличная книга «Современное делопроизводство», которую написала Кирсанова М.В., этот труд рекомендован к использованию, как учебное пособие для делопроизводителей и секретарей-референтов.

     Официальное письмо — один из важнейших каналов связи организации с внешним миром. Используя письма, ведут переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления таких писем. Между тем их неправильное оформление затрудняет работу. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований, а язык и стиль соответствовал тем же требованиям, что и язык законов.

     Сегодня во многих странах активно идёт процесс унификации делового письма. Например, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Codе, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает всё новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.

     Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы — интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются, чаще всего, от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу — коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.

     Особенности официально-делового стиля

     Любой документ должен отвечать определённым требованиям. Это:

     • краткость и компактность изложения официального материала;

     • точность и определённость формулировок;

     • однозначность и единообразие терминов;

     • последовательность использования технических приёмов.

     Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общепринятого литературного языка, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

     Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»).

     Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например, «конструкторат», «переорганизация». А также слов, относящихся к разговорной лексике: «секретарша», «лаборантка», возможные варианты: «секретарь», «лаборант».

     Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить».

Представить (по словарю русского языка Ожегова):

     1) предъявить, сообщить («представить список сотрудников», «представить доказательства»);

     2) познакомить с кем-либо («представить коллективу нового работника»);

     3) ходатайствовать (о повышении, о награде) («представить к очередному званию», «представить к ордену»);

     4) составить, обнаружить («представить (собой) значительную ценность»);

     5) мысленно вообразить («представить (себе) картину боя»);

     6) изобразить, показать («представить в смешном виде»).

Предоставить (по словарю русского языка Ожегова):

     1) отдать в чьё-либо распоряжение, пользование («предоставить квартиру», «предоставить транспортные средства»);

     2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо («предоставить отпуск», «предоставить слово»);

     3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю»).

     Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель — именно месяц, и ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях»...

     Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

     Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжёлым положением, сложившимся...» — постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчёт» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, поломки, хищения)», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчётов и т.д.

Продолжение следует в номере 185…

Татьяна Голец, руководитель группы качества

Опрос
Всего 3 простых вопроса

Продолжая использовать наш сайт, вы даете согласие на обработку файлов cookie и пользовательских данных в целях функционирования сайта, проведения ретаргетинга и статистических исследований, обзоров. Если вы не хотите, чтобы ваши данные обрабатывались, покиньте сайт.

Принять